645/2004 Sb.



VYHLÁŠKA



ze dne 13. prosince 2004,



kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové

službě a o změně některých zákonů



Změna: 192/2009 Sb.



Změna: 213/2012 Sb.



Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o

archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, (dále jen

"zákon") k provedení § 19, § 20 odst. 5, § 24 odst. 3, § 31 odst. 2, §

36, § 40 odst. 4, § 56 odst. 4 a § 61 odst. 9 zákona:



§ 1



Způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence Národního

archivního dědictví



(1) Základní evidence Národního archivního dědictví se vede vždy v

listinné podobě. Vedle toho může být vedena i prostředky výpočetní

techniky v digitální podobě.



(2) Druhotná evidence Národního archivního dědictví je vedena v

digitální podobě. Archivy, které vedou druhotnou evidenci, převádějí

údaje ze základní evidence Národního archivního dědictví dodané v

listinné podobě do digitální podoby.



(3) Ústřední evidence Národního archivního dědictví se vede vždy v

digitální podobě.



(4) Základní evidence se aktualizuje průběžně, není-li dále stanoveno

jinak. Druhotná evidence a ústřední evidence se aktualizují jednou

ročně podle termínů uvedených v § 9.



(5) Základní evidence archiválií, které nenáleží do péče kulturně

vědeckých institucí a archivů, se aktualizuje jednou ročně do 15. ledna

následujícího kalendářního roku.



§ 2



Změny v evidenci Národního archivního dědictví při přemístění

archiválií



(1) Návrh na převedení archiválie do péče jiného archivu podle § 18a

odst. 2 zákona adresovaný ministerstvu obsahuje pro potřeby aktualizace

ústřední evidence stejnopisy evidenčních listů Národního archivního

dědictví (dále jen „evidenční listy“), na kterých jsou evidovány

archiválie přemisťované mezi archivy nebo kulturně vědeckými

institucemi, které vedou základní evidenci, za účelem zajištění péče o

archiválie (dále jen „delimitace“), a přesnou charakteristiku

přemisťovaných archiválií vyjádřenou v evidenčních jednotkách a

metráži; u zpracovaných a inventarizovaných archiválií je obsažen i

soupis předmětných archiválií.



(2) Delimitované archiválie, vezme archiv nebo kulturně vědecké

instituce, do které se archiválie delimitují, do základní evidence a

archiv nebo kulturně vědecké instituce, v jejichž péči byly archiválie

do doby delimitace, je ze základní evidence vyřadí.



(3) Pokud jsou delimitované archiválie vedeny v druhotné evidenci,

oznámí pro potřeby aktualizace druhotné evidence archiv nebo kulturně

vědecké instituce předávající archiválie tuto skutečnost Národnímu

archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu, v jehož druhotné

evidenci jsou archiválie vedeny.



(4) Pokud vedení druhotné evidence delimitovaných archiválií přechází

na jiný archiv, oznámí to pro potřeby aktualizace druhotné evidence

archiv, který je v druhotné evidenci vedl, archivu, do jehož působnosti

vedení druhotné evidence přechází.



(5) Provede-li státní oblastní archiv přemístění archiválie mezi

státními okresními archivy, které jsou jeho vnitřními organizačními

jednotkami, oznámí tuto skutečnost pro potřeby aktualizace ústřední

evidence ministerstvu.



§ 3



Evidence přírůstků a úbytků archiválií



(1) Evidence přírůstků a úbytků archiválií se člení na evidenci

vnějších přírůstků a úbytků archiválií (dále jen "vnější změna") a

evidenci vnitřních přírůstků a úbytků archiválií (dále jen "vnitřní

změna"), které nastaly s archiváliemi archivního fondu nebo archivní

sbírky (dále jen „archivní soubor“).



(2) Vnější změna zachycuje změny, které nastaly s archiváliemi

příslušného archivního souboru ve vztahu archivu nebo kulturně vědecké

instituce, která má tyto archiválie ve své základní evidenci, k jiné

fyzické nebo právnické osobě, například původci, vlastníkovi, jinému

archivu, jiné kulturně vědecké instituci.



(3) Vnitřní změna zachycuje změny, které nastaly s archiváliemi

příslušného archivního souboru uvnitř archivu nebo kulturně vědecké

instituce, která má tyto archiválie ve své základní evidenci, například

při archivním zpracování, při přehodnocení významu archiválií nebo

zničení archiválií.



(4) V základní evidenci u kulturně vědeckých institucí a u archiválií

uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce se přírůstky a

úbytky vedou jen na evidenčních listech v rozsahu uvedeném v § 6 odst.

3 písm. s).



§ 4



Evidence vnějších změn



(1) Evidence vnějších změn v listinné podobě je uchovávána jako

celistvý soubor. Každý záznam vnější změny vždy obsahuje



a) číslo archivu z číselníku archivů a kulturně vědeckých institucí

vedeného ministerstvem (dále jen "číselník archivů"), který archiválie

vede v základní evidenci,



b) číslo vnější změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném

archivu,



c) číslo evidenčního listu archivního souboru, k němuž se vnější změna

vztahuje,



d) datum vnější změny,



e) důvody vnější změny (např. úbytek delimitací celého archivního

souboru, přírůstek k existujícímu archivnímu souboru) a druh vnější

změny, pokud jde o přírůstek (např. ve skartačním řízení, mimo

skartační řízení, dar),



f) číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající

se vnější změny,



g) údaje o původci archiválií, pokud jde o přírůstek a nejde o

delimitaci, v rozsahu podle § 18 odst. 3 zákona,



h) údaje o předávající fyzické nebo právnické osobě, pokud není stejná

jako původce archiválií, podle § 18 odst. 3 zákona,



i) časový rozsah archiválií obsažených ve vnější změně, kterým je dolní

a horní časová hranice archiválií, dolní časová hranice datace prior a

horní časová hranice datace posterior; u jednotlivých dat se označí,

zda jde o odhad,



j) u archiválií v analogové podobě počet běžných metrů (dále jen

"metráž") archiválií vnější změny, kterou je



1. metráž nezpracovaná, určená počtem běžných metrů nezpracovaných

archiválií,



2. metráž zpracovaná, určená počtem běžných metrů zpracovaných

archiválií,



3. metráž inventarizovaná, určená počtem běžných metrů

inventarizovaných archiválií,



4. metráž celková, která je součtem zpracované a nezpracované metráže;

archiválie inventarizované jsou vždy chápány jako podmnožina archiválií

zpracovaných,



k) u archiválií v digitální podobě velikost v bytech, a to v členění



1. velikost nezpracovaných archiválií v digitální podobě,



2. velikost zpracovaných archiválií v digitální podobě,



3. velikost inventarizovaných archiválií v digitální podobě,



4. celková velikost archiválií v digitální podobě, která je součtem

velikosti zpracovaných archiválií včetně inventarizovaných archiválií a

součtem velikostí nezpracovaných archiválií,



l) údaje o evidenční jednotce vnější změny, kterými jsou



1. typ evidenční jednotky podle přílohy č. 1 k této vyhlášce,



2. počet nezpracovaných, zpracovaných a inventarizovaných evidenčních

jednotek a celkový počet evidenčních jednotek,



3. časový rozsah archiválií evidenční jednotky, způsobem uvedeným v

písmenu i),



m) místo uložení přírůstku,



n) název archivního souboru, pokud jde o delimitaci celého archivního

souboru.



(2) Pokud je listinná podoba evidence vnějších změn vytvářena tiskovým

výstupem z evidence v digitální podobě, tiskne se jednou ročně.



(3) Evidenci vnějších změn podle odstavců 1 a 2 vedou archivy v

základní evidenci, pokud nejde o základní evidenci archiválií uložených

mimo archivy a kulturně vědecké instituce.



§ 5



Evidence vnitřních změn



(1) Evidence vnitřních změn v listinné podobě je vedena na evidenčních

listech v rozsahu uvedeném v § 6 odst. 3 písm. s).



(2) V základní evidenci archivů vedené v digitální podobě se vnitřní

změny evidují v samostatné evidenci, a to zejména změny podle § 17

odst. 2 zákona, změny zjištěné při inventuře archiválií vyhlášené

ministerstvem podle § 44 písm. i) zákona a změny při archivním

zpracování. Záznam vnitřní změny vždy obsahuje



a) číslo archivu z číselníku archivů, který archiválie vede v základní

evidenci,



b) číslo vnitřní změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném

archivu,



c) charakteristiku typu vnitřní změny (např. úbytek části archivního

souboru zničením, změny v archivním souboru při archivním zpracování) a

popis vnitřní změny (např. okolnosti popisující zničení archiválií),



d) číslo evidenčního listu archivního souboru, k němuž se vnitřní změna

vztahuje,



e) datum vnitřní změny,



f) časový rozsah archiválií, kterých se vnitřní změna týká, způsobem

uvedeným v § 4 odst. 1 písm. i),



g) u archiválií v analogové podobě metráž archiválií, kterých se

vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j),



h) u archiválií v digitální podobě velikost v bytech, a to v členění

uvedeném v § 4 odst. 1 písm. k),



i) evidenční jednotky, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným

v § 4 odst. 1 písm. l),



j) číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající

se vnější změny, pokud takový dokument existuje.



(3) Evidenci vnitřních změn podle odstavců 1 a 2 vedou archivy v

základní evidenci, pokud nejde o základní evidenci archiválií uložených

mimo archivy a kulturně vědecké instituce.



§ 6



Evidenční listy Národního archivního dědictví



(1) Všechny archiválie se evidují na evidenčních listech.



(2) Evidenční listy vedené v základní evidenci v listinné podobě se

opatří podpisem zpracovatele evidenčního listu a ředitele archivu nebo

statutárního zástupce kulturně vědecké instituce. U archiválií, které

nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce se opatří

podpisem vlastníka nebo držitele. Je-li vlastníkem nebo držitelem

evidovaných archiválií právnická osoba, je nutný podpis fyzické osoby,

která je oprávněna za právnickou osobu jednat. U archiválií

náležejících do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce se

evidenční list opatří i otiskem razítka příslušného archivu nebo

kulturně vědecké instituce.



(3) Evidenční list vždy obsahuje



a) číslo archivu nebo kulturně vědecké instituce z číselníku archivů,

který archivní soubor vede ve své základní evidenci; neuvádí se u

archiválií uvedených v písmenu b),



b) číslo z číselníku archivů, pod kterým jsou evidovány archiválie,

které nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce, v

příslušném archivu,



c) údaje o vlastnících nebo držitelích archiválií podle § 18 odst. 3

zákona, jde-li o archiválie uložené mimo archivy a kulturně vědecké

instituce,



d) číslo evidenčního listu, které je jedinečné a neměnné v příslušném

archivu nebo kulturně vědecké instituci,



e) název archivního souboru,



f) evidenční status archivního souboru, vyjadřující vztah archivu nebo

kulturně vědecké instituce, která vede archivní soubor v základní

evidenci, k evidovaným archiváliím,



g) časový rozsah archiválií archivního souboru, a to způsobem uvedeným

v § 4 odst. 1 písm. i),



h) datum, kdy byl evidenční list vyplněn a podepsán, popřípadě datum

poslední změny na evidenčním listu,



i) údaje o přístupnosti archivního souboru pro nahlížení podle § 34, 37

a § 38 odst. 1 až 3 zákona,



j) u archiválií v analogové podobě metráž archivního souboru, a to

způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j),



k) u archiválií v digitální podobě jejich velikost v bytech, a to v

členění uvedeném v § 4 odst. 1 písm. k),



l) stav zachování archivního souboru v rozsahu úplnost, fyzický stav, u

poškozených archivních souborů i charakter poškození,



m) číslo skupiny tematické evidence a tematický popis archivního

souboru, kde skupiny tematické evidence jsou obecné, významově

nadřazené pojmy shrnující společné znaky určitého typu archivních

souborů,



n) místo vzniku a místo uložení archivního souboru,



o) evidenční jednotky archivního souboru podle § 4 odst. 1 písm. l),



p) archivní pomůcky archivního souboru podle § 7 odst. 2 písm. b), f),

h) a i),



q) údaje o tom, zda archivní soubor obsahuje archivní kulturní památku

nebo národní kulturní památku, podle § 10 odst. 4,



r) označení původce archivního souboru v původním jazyce, starší nebo

jiné názvy původce s dobou, po kterou byl název užíván, a další údaje

podle § 18 odst. 3 zákona,



s) přírůstky a úbytky archivního souboru, kde se uvádí



1. všechny vnější změny, v jejichž důsledku došlo ke změnám v

popisovaném archivním souboru, a to v rozsahu: číslo vnější změny,

datum vnější změny a číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace

dokumentu týkající se vnější změny,



2. všechny vnitřní změny, a to v rozsahu: popis vnitřní změny a datum

vnitřní změny,



3. v případě evidence podle § 3 odst. 4 se uvádí základní popis

přírůstku nebo úbytku, a to v rozsahu: charakteristika typu vnitřní

změny nebo důvody vnější změny, metráž přírůstku nebo úbytku podle § 4

odst. 1 písm. j) a evidenční jednotky přírůstku nebo úbytku podle § 4

odst. 1 písm. l),



4. údaj o převzetí archivního souboru do archivu nebo kulturně vědecké

instituce v případě, nejsou-li předchozí údaje známé,



t) údaje o výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační

řízení,



u) údaje o archiváliích náležejících do archivního souboru, uložených v

jiných archivech nebo jiných kulturně vědeckých institucích nebo

uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,



v) údaje o literatuře o archivním souboru pojednávající o obsahu a

dějinách archivního souboru a edice z archivního souboru,



w) informace o opatřeních podle § 27 a 32 zákona, jde-li o archivní

soubory, které nejsou uloženy ve veřejném archivu,



x) údaje podle § 18 odst. 3 zákona, datum uložení archiválií do archivu

a údaje o případném omezení přístupnosti archivního souboru vyplývající

ze smlouvy o úschově, jde-li o archivní soubory uložené v archivu na

základě smlouvy o úschově,



y) údaje podle § 18 odst. 3 zákona a datum uzavření smlouvy, jde-li o

archivní soubory uložené na základě smlouvy mimo archiv nebo kulturně

vědeckou instituci, která archiválie vede v základní evidenci,



z) datum předání a místo uložení předaného archivního souboru a další

údaje podle § 18 odst. 3 zákona, jde-li o archivní soubory fyzicky

předané vlastníkům,



aa) jméno zpracovatele evidenčního listu,



bb) jméno operátora záznamu evidenčního listu, pokud je veden v

digitální podobě,



cc) značku archivního souboru, pokud je pro archivní soubor zavedena.



(4) Evidenční listy v listinné podobě, které nejsou tiskovým výstupem z

evidence vedené v digitální podobě, se vyplňují hůlkovým písmem perem

nebo na psacím stroji tak, aby byla zachována čitelnost údajů již

neplatných; pokud zaznamenávané změny znesnadní čitelnost evidenčního

listu, příslušný evidenční list se vyřadí a nahradí se novým.



(5) Evidenční listy v listinné podobě, které jsou tiskovým výstupem z

evidence vedené v digitální podobě, se vyřazují a nahrazují jejich

aktuálním zněním při jakékoliv změně v evidenčním listu.



(6) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě se označí škrtnutím přes

celou plochu formuláře s datem vyřazení a podpisem zpracovatele nového

evidenčního listu.



(7) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě zůstávají ve spisovně

archivu nebo kulturně vědecké instituce a ukládají se do spisu o

archivním souboru.



§ 7



Evidence archivních pomůcek



(1) Evidence archivních pomůcek vedená v základní evidenci je vedena na

evidenčních listech v listinné podobě, které obsahují údaje podle

odstavce 2 písm. b), f), h) a i).



(2) Evidence archivních pomůcek vedená v základní, druhotné a v

ústřední evidenci archivních pomůcek v digitální podobě obsahuje



a) číslo archivu, který archiválie popsané v archivní pomůcce vede v

základní evidenci (dále jen "archiv s archivním souborem"),



b) evidenční číslo archivní pomůcky z archivu s archivním souborem;

toto číslo je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,



c) jméno, popřípadě jména a příjmení fyzické osoby nebo název právnické

osoby, v jejíž správě či držení se archiválie nacházejí, jde-li o

archivní pomůcky popisující archiválie uložené mimo archivy a kulturně

vědecké instituce,



d) číslo archivu, který má stejnopis archivní pomůcky ve své evidenci,

jde-li o evidenci stejnopisu archivní pomůcky,



e) jedinečné evidenční číslo stejnopisu archivní pomůcky z archivu,

který má stejnopis ve své evidenci, jde-li o evidenci stejnopisu

archivní pomůcky,



f) druh archivní pomůcky podle přílohy č. 2 k této vyhlášce,



g) název archivní pomůcky,



h) časové rozmezí archiválií popisovaných v archivní pomůcce označující

období, ze kterého pocházejí archiválie popsané v archivní pomůcce,



i) rok vzniku archivní pomůcky,



j) formu vyhotovení archivní pomůcky,



k) údaje o dodatcích, které nemají zvláštní název, úvod a tiráž,



l) číslo skupiny tematické evidence charakterizující archiválie

popisované v archivní pomůcce,



m) jméno a příjmení zpracovatele (zpracovatelů) archivní pomůcky,



n) místo vzniku archiválií popisovaných v archivní pomůcce,



o) číslo evidenčního listu nebo čísla evidenčních listů, na kterých

jsou evidovány archiválie popsané v archivní pomůcce.



(3) Archivní pomůcky nahrazené archivními pomůckami s aktualizovaným

obsahem nejsou součástí základní evidence a u archivu nebo kulturně

vědecké instituce, která vede příslušný archivní soubor ve své základní

evidenci, se uloží do spisu o archivním souboru.



§ 8



Zasílání a evidence stejnopisů archivních pomůcek



(1) Do ústřední evidence Národního archivního dědictví zasílají archivy

a kulturně vědecké instituce stejnopisy dílčích inventářů, inventářů,

katalogů, rejstříků, tematických katalogů, soupisů dokumentů a

tematických rejstříků uvedených v příloze č. 2 k této vyhlášce.



(2) Bezpečnostní archivy, specializované archivy, archivy územních

samosprávných celků, soukromé archivy a kulturně vědecké instituce

zasílají stejnopisy archivních pomůcek uvedených v odstavci 1 těm

archivům, které vedou v druhotné evidenci jejich archiválie.



(3) Stejnopisy archivních pomůcek uvedených v odstavci 1 se zasílají v

listinné podobě. Další stejnopis totožné archivní pomůcky je zaslán v

digitální podobě způsobem podle § 9 odst. 2, odpovídající schématu,

vytvořenému a dálkově zpřístupněnému ministerstvem.



(4) Archivy spolu se stejnopisem archivní pomůcky zasílají záznam z

evidence archivních pomůcek vedené podle § 7 odst 2. Záznam se zasílá v

listinné podobě nebo v digitální podobě způsobem podle § 9 odst. 2,

odpovídající schématu, vytvořenému a dálkově zpřístupněnému

ministerstvem.



(5) Ministerstvo vede evidenci přijatých stejnopisů archivních pomůcek.

Zaslané stejnopisy archivních pomůcek a jejich evidence jsou součástí

ústřední evidence.



(6) Národní archiv a státní oblastní archivy vedou evidenci přijatých

stejnopisů archivních pomůcek, která je součástí jimi vedené druhotné

evidence.



§ 9



Způsob předávání údajů ze základní evidence do druhotné a ústřední

evidence



(1) Údaje ze základní evidence do druhotné se předávají, není-li dále

stanoveno jinak, v listinné nebo digitální podobě. Údaje z druhotné

evidence se předávají do ústřední evidence výhradně v digitální podobě.



(2) Předáváním dat v digitální podobě se rozumí jejich poskytování

prostřednictvím technických nosičů dat nebo prostřednictvím datových

sítí s využitím uznávaného elektronického podpisu podle zvláštního

právního předpisu.^1)



(3) Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek a státní oblastní

archivy předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních

pomůcek ze své základní evidence do ústřední evidence do 31. ledna

následujícího kalendářního roku v digitální podobě.



(4) Bezpečnostní archivy, specializované archivy, archivy územních

samosprávných celků, soukromé archivy a kulturně vědecké instituce

předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze

své základní evidence do ústřední evidence na vyžádání ministerstva, a

to v listinné podobě nebo v digitální podobě. Bezpečnostní archivy

předávají pouze údaje o archiváliích, u nichž byl zrušen stupeň

utajení.



(5) Bezpečnostní archivy, Archiv hlavního města Prahy a specializované

archivy zřízené zřizovateli uvedenými v § 46 odst. 1 písm. a) zákona a

soukromé archivy zřízené zřizovateli uvedenými v § 46 odst. 1 písm. c)

zákona předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních

pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu

do 15. ledna následujícího kalendářního roku v digitální podobě.

Bezpečnostní archivy předávají pouze údaje o archiváliích, u nichž byl

zrušen stupeň utajení.



(6) Archivy územně samosprávných celků, specializované archivy a

soukromé archivy, které nepředávají údaje do Národního archivu podle

odstavce 5, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních

pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence územně

příslušného státního oblastního archivu do 15. ledna následujícího

kalendářního roku v digitální podobě.



(7) Kulturně vědecké instituce předávají údaje z evidenčních listů a z

evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné

evidence Národního archivu nebo příslušného státního oblastního archivu

do 15. ledna následujícího kalendářního roku, a to v listinné podobě

nebo v digitální podobě.



(8) Národní archiv a státní oblastní archivy předávají údaje z

evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své druhotné

evidence do ústřední evidence do 31. ledna následujícího kalendářního

roku v digitální podobě.



(9) Archivy a kulturně vědecké instituce, oznamující delimitaci

archiválií podle § 2, sdělí ministerstvu tuto skutečnost nejméně 15

pracovních dnů před předáním archiválií a současně zašlou v listinné

podobě evidenční listy archivních souborů obsahujících delimitované

archiválie a seznam delimitovaných archiválií.



(10) Údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek se v

listinné podobě předávají ve formě stejnopisů evidenčních listů podle

vzorů poskytovaných ministerstvem.



(11) Údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek se na

technických nosičích dat nebo prostřednictvím datové sítě v digitální

podobě předávají podle schématu vytvořeného a dálkově zpřístupněného

ministerstvem.



§ 10



Způsob vedení evidence archiválií, archivních souborů nebo jejich

ucelených částí prohlášených za archivní kulturní památky nebo za

národní kulturní památky



(1) Ministerstvo přidělí každé archivní kulturní památce a národní

kulturní památce (dále jen "památka") jedinečné a neměnné číslo.



(2) Součást zvláštní evidence památek vedené ministerstvem tvoří



a) žádost o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo jejich

ucelených částí za památku,



b) stejnopis rozhodnutí ministerstva o prohlášení archiválií,

archivních souborů nebo jejich ucelených částí za archivní kulturní

památku a u národních kulturních památek nařízení vlády o prohlášení

archivní kulturní památky za národní kulturní památku,



c) údaje o vývozu památek podle § 29 zákona,



d) zprávy o výsledcích prověrek fyzického stavu památek zasílané

ministerstvu archivy podle § 30 odst. 3 a 4 zákona,



e) rozhodnutí ministerstva o konzervaci nebo restaurování poškozených

nebo ohrožených památek podle § 30 odst. 5 zákona,



f) údaje o opatření podle § 32 zákona,



g) rozhodnutí ministerstva podle § 34 odst. 5 a § 39 odst. 4 zákona,

jde-li o národní kulturní památky.



(3) Archivy vedou zvláštní evidenci památek, které evidují v základní

evidenci nebo druhotné evidenci. Součást zvláštní evidence památek

vedené archivy tvoří



a) stejnopis žádosti o prohlášení archiválií, archivních souborů nebo

jejich ucelených částí za památku,



b) stejnopis rozhodnutí ministerstva o prohlášení archiválií,

archivních souborů nebo jejich ucelených částí za archivní kulturní

památku a u národních kulturních památek stejnopis nařízení vlády o

prohlášení archivní kulturní památky za národní kulturní památku,



c) údaje podle § 18 zákona,



d) údaje o vývozu památek podle § 29 zákona,



e) údaje o bezpečnostních kopiích podle § 30 odst. 1 zákona,



f) údaje o prověrkách fyzického stavu památek podle § 30 odst. 3 a 4

zákona,



g) údaje o opatření podle § 30 odst. 5 a § 32 zákona,



h) rozhodnutí ministerstva podle § 34 odst. 5 a § 39 odst. 4 zákona,

jde-li o národní kulturní památky.



(4) Archiválie, archivní soubory nebo jejich ucelené části prohlášené

za památku se evidují v základní, druhotné a ústřední evidenci na

evidenčních listech v rozsahu



a) název památky,



b) druh památky,



c) datum prohlášení památky,



d) číslo, pod kterým je památka vedena v ústřední evidenci památek.



(5) V případě zrušení prohlášení za archivní kulturní památku z důvodu

přehodnocení jejího významu podle § 21 odst. 6 zákona je zvláštní

evidence archivní kulturní památky vedená ministerstvem zařazena do

spisu týkajícího se předmětné záležitosti. Zvláštní evidence archivních

kulturních památek vedená archivy se v daném případě předá ministerstvu

a rovněž se zařadí do předmětného spisu.



§ 11



Postup a způsob vyřazování archiválií z evidencí Národního archivního

dědictví při přehodnocení významu archiválií



(1) Archivní soubory obsahující archiválie uvedené v § 5 odst. 1 a 2

zákona nelze vyřadit z evidence Národního archivního dědictví z důvodu

přehodnocení významu archiválií.



(2) Pozbude-li archivní soubor, na který se nevztahuje odstavec 1,

trvalou hodnotu, podá subjekt, který vede archivní soubor v základní

evidenci, ministerstvu zdůvodněný návrh na jejich vyřazení z evidence

Národního archivního dědictví.



(3) Rozhodnutí ministerstva o vyřazení archivního souboru z evidence

Národního archivního dědictví z důvodu přehodnocení významu se zapíše

do evidenčního listu, na němž byl archivní soubor evidován v základní

evidenci.



(4) Pokud je vyřazovaný archivní soubor veden v druhotné evidenci,

archiv nebo kulturně vědecká instituce, která archivní soubor vyřazuje,

to oznámí Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu

archivu, v jehož druhotné evidenci je archivní soubor veden, a to

bezprostředně po nabytí právní moci rozhodnutí o vyřazení archivního

souboru z evidence Národního archivního dědictví.



(5) Evidenční list, na kterém je vyřazený archivní soubor evidován, se

vyřadí ze základní, druhotné a ústřední evidence. Vyřazený evidenční

list v listinné podobě zůstává ve spisovně archivu nebo kulturně

vědecké instituce, které archivní soubor vedly v základní evidenci.



§ 12



Postup a způsob vyřazování archiválií z evidence Národního archivního

dědictví při zničení archiválií



(1) Dojde-li ke zničení archivního souboru nebo archiválie, které

nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce a které jsou

vedeny v základní evidenci Národního archivu nebo státního oblastního

archivu, subjekt vedoucí archivní soubor nebo archiválie v základní

evidenci oznámí tuto skutečnost ministerstvu a podá návrh na vyřazení

archiválie nebo archivního souboru z evidence Národního archivního

dědictví. Po kontrole archiválií provedené ministerstvem za účasti

zástupců příslušného archivu sepíše ministerstvo protokol o zničení

archiválií nebo archivního souboru. Skutečnosti uvedené v protokolu

jsou podkladem pro vydání rozhodnutí.



(2) Dojde-li ke zničení archiválie nebo archivního souboru, které

náleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce příslušný archiv

nebo kulturně vědecká instituce oznámí tuto skutečnost ministerstvu.

Pokud je tato archiválie vedena v druhotné evidenci, oznámí tuto

skutečnost současně archivu, který archiválii vede v druhotné evidenci.

Po kontrole archiválií provedené ministerstvem za účasti zástupců

příslušného archivu sepíše ministerstvo protokol o zničení archiválií

nebo archivního souboru.



(3) Zničením archiválie se rozumí i takové poškození, kdy archiválie

postrádá vlastnosti, které musí splňovat archiválie podle zákona. Tato

skutečnost se uvede v evidenčním listu. Pokud byl poškozen celý

archivní soubor, příslušný evidenční list se vyřadí ze základní,

druhotné a ústřední evidence.



Vytváření, správa a zpřístupňování metadat archiválií



§ 12a



(1) Základní identifikaci archiválie tvoří



a) identifikátor archiválie přidělený digitálním archivem, jde-li o

archiválii v digitální podobě,



b) název archivního souboru,



c) doba vzniku archiválie,



d) název nebo obchodní firma původce archivního souboru, popřípadě i

název nebo označení jeho vnitřního organizačního útvaru,



e) stručný obsah archiválie,



f) datový formát archiválie a jeho verze, jde-li o archiválii v

digitální podobě,



g) druh a počet evidenčních jednotek,



h) velikost evidenčních jednotek v bytech, jde-li o archiválii v

digitální podobě,



i) údaj o tom, že archiválie obsahuje obchodní, bankovní anebo obdobné

tajemství nebo osobní údaje, na které se vztahuje zvláštní režim

ochrany podle jiných právních předpisů^2),



j) jazyk, ve kterém je archiválie pořízena,



k) skutečnosti nutné pro zobrazení nebo jiné zpracování obsahu

archiválie v digitální podobě, jde-li o databázi.



(2) Popis zpracované archiválie obsahuje údaje o zatřídění evidenční

jednotky do struktury archivního souboru a odkaz na archivní pomůcku.



§ 12b



V evidenci původců jsou vedeny



a) u archiválií, jejichž původcem je fyzická osoba,



1. identifikátor přidělený původci evidencí původců,



2. identifikační údaje původce v rozsahu jméno, popřípadě jména,

příjmení, datum a místo narození a úmrtí původce; datum a místo

narození a úmrtí jsou vedeny pouze, pokud jsou zpracovateli záznamu v

evidenci známy,



3. stručná biografická charakteristika původce,



4. údaje o informačních zdrojích použitých pro vytvoření a vedení

záznamu o původci v evidenci původců,



5. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci

původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas

zpracování záznamu,



b) u archiválií, jejichž původcem je právnická osoba včetně zájmového

sdružení právnických osob^3),



1. identifikátor přidělený původci evidencí původců,



2. identifikační údaje původce v rozsahu obchodní firma nebo název

původce, identifikační číslo osoby, pokud bylo přiděleno, adresa sídla

a datum vzniku a zániku původce,



3. územní oblast působnosti původce, pokud ji lze stanovit,



4. historie původce,



5. identifikační údaje právního předchůdce původce, pokud existoval, v

rozsahu obchodní firma nebo název, adresa sídla a datum vzniku a

zániku,



6. identifikační údaje právního nástupce původce, pokud existoval, v

rozsahu obchodní firma nebo název, adresa sídla a datum vzniku a

zániku,



7. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci

původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas

zpracování záznamu,



c) u archiválií, jejichž původcem je skupina osob vystupujících pod

stejným názvem a sdružených k dosažení shodného účelu,



1. identifikátor přidělený původci evidencí původců,



2. identifikační údaje původce v rozsahu název původce, adresa sídla a

datum vzniku a zániku původce,



3. územní oblast působnosti původce, pokud ji lze stanovit,



4. historie původce,



5. identifikační údaje právního předchůdce původce vzhledem k účelu

činnosti, pokud existoval, v rozsahu název, adresa sídla a datum vzniku

a zániku,



6. identifikační údaje právního nástupce původce vzhledem k účelu

činnosti, pokud existoval, v rozsahu název, adresa sídla a datum vzniku

a zániku,



7. identifikační údaje zpracovatele záznamu o původci v evidenci

původců v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení a datum a čas

zpracování záznamu.



§ 12c



(1) Popis archivu nebo kulturně vědecké instituce, do jejichž péče

archiválie náleží, obsahuje



a) identifikátor archivu nebo kulturně vědecké instituce přidělený

ministerstvem,



b) název archivu nebo kulturně vědecké instituce,



c) obecně užívaný název archivu nebo kulturně vědecké instituce, pokud

existuje,



d) název nebo obchodní firma právního předchůdce archivu nebo kulturně

vědecké instituce, pokud existoval,



e) kategorie archivu podle § 42 odst. 1 zákona a druh archivu podle §

42 odst. 2 zákona,



f) adresa sídla archivu nebo kulturně vědecké instituce, popřípadě

adresa místa jejich pracovišť určených pro styk s veřejností,



g) kontaktní údaje, zejména telefonní a telefaxové číslo, elektronická

adresa podatelny, popřípadě jiná kontaktní elektronická adresa, a

adresa internetových stránek archivu nebo kulturně vědecké instituce a

jejich pracovišť určených pro styk s veřejností,



h) jméno, popřípadě jména, příjmení, telefonní číslo a elektronická

adresa osoby stojící v čele archivu nebo kulturně vědecké instituce,

osoby stojící v čele badatelny, osoby stojící v čele podatelny a osoby

odpovědné za provádění výběru archiválií u původců,



i) historie archivu nebo kulturně vědecké instituce, popřípadě jejich

právních předchůdců,



j) právní titul k výkonu činnosti archivu nebo kulturně vědecké

instituce,



k) organizační struktura archivu nebo kulturně vědecké instituce,

jsou-li právnickou osobou, popřípadě údaje o začlenění archivu nebo

kulturně vědecké instituce do organizační struktury jiné právnické

osoby,



l) působnost archivu k výběru archiválií,



m) rozsah archiválií a struktura archivních souborů v péči archivu nebo

uložených u kulturně vědecké instituce,



n) bibliografická citace průvodce po archivních souborech,



o) návštěvní doba archivu nebo kulturně vědecké instituce,



p) podmínky předkládání archiválií archivu nebo kulturně vědecké

instituci,



q) vybavení badatelny archivu nebo kulturně vědecké instituce, a to

včetně fotodokumentace tohoto vybavení,



r) rozsah poskytovaných služeb archivem nebo kulturně vědeckou

institucí,



s) údaj o akreditaci archivu v rozsahu číslo jednací a datum právní

moci rozhodnutí,



t) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a adresu místa

pobytu zřizovatele archivu nebo kulturně vědecké instituce na území

České republiky nebo adresu jeho bydliště v cizině, jde-li o fyzickou

osobu; pokud je zřizovatelem podnikatel, obsahuje popis archivu nebo

kulturně vědecké instituce jeho jméno, popřípadě jména, příjmení,

případně dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání

vztahující se k této osobě nebo jí provozovanému druhu podnikání,

identifikační číslo a adresu místa podnikání,



u) název nebo obchodní firmu zřizovatele archivu nebo kulturně vědecké

instituce, identifikační číslo a adresu sídla, jde-li o právnickou

osobu,



v) údaj o povinnostech archivu nebo kulturně vědecké instituce vůči

správním úřadům na úseku archivnictví a nadřízeným orgánům.



(2) Součástí popisu archivu nebo kulturně vědecké instituce je dále



a) uživatelský odkaz na informační systém archivu nebo kulturně vědecké

instituce přístupný způsobem umožňujícím dálkový přístup,



b) uživatelský odkaz na ceník poskytovaných služeb,



c) uživatelský odkaz na podmínky a požadavky na přístup a využití

archiválií (badatelský řád).



§ 13



zrušen



§ 14



Ukládání kopií archiválií a péče o kopie



Bezpečnostní kopie archiválií se ukládají v jiném objektu, než jsou

uloženy originály archiválií.



§ 15



Státní příspěvek



(1) V souvislosti s prohlášením dokumentu za archiválii má vlastník

této archiválie nárok na poskytnutí jednorázového státního příspěvku ve

výši 3 Kč za každou evidenční jednotku.



(2) Paušální státní příspěvek podle odstavce 1 se v případě pořízení

fotokopie nebo digitální reprodukce archiválie vlastníkem pro potřeby

příslušného státního oblastního archivu nebo Národního archivu zvyšuje

o 2 Kč za každou stránku archiválie.



(3) V souvislosti s prohlášením archiválie za archivní kulturní památku

nebo v souvislosti s prohlášením archivní kulturní památky za národní

kulturní památku, která není v péči veřejného archivu, má vlastník této

archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky nárok na

poskytnutí paušálního státního příspěvku ve výši 10 Kč za každou

evidenční jednotku. Ustanovení věty první se nepoužije, jedná-li se o

archiválii v digitální podobě, jejíž replika byla předána do péče

veřejného archivu.



(4) Paušální státní příspěvek podle odstavce 3 se zvyšuje o náklady na

zhotovení jedné bezpečnostní kopie archivní kulturní památky vlastníkem

pro potřeby příslušného státního oblastního archivu nebo Národního

archivu, provedené ve formě mikrofilmové negativní kopie, o 20 Kč za

každou stránku archiválie.



(5) Zřizovatel akreditovaného soukromého archivu má nárok na poskytnutí

jednorázového ročního státního příspěvku na provoz soukromého archivu

ve výši 70 Kč na jeden běžný metr archiválií. Plná výše státního

příspěvku náleží zřizovateli i za jeden neúplný běžný metr archiválií.

U digitálních dokumentů ve výstupních formátech podle vyhlášky o

podrobnostech výkonu spisové služby se stanoví výše jednorázového

ročního státního příspěvku 70 Kč za každý započatý 1 GB kapacity.



(6) Zvýšení státního příspěvku podle odstavce 2 a podle odstavce 4

nenáleží, pokud kopii nebo bezpečnostní kopii archiválie zhotoví na své

náklady příslušný státní oblastní archiv nebo Národní archiv.



§ 16



Vzorový badatelský řád



(1) Vzorový badatelský řád, včetně příloh obsahujících vzor

badatelského listu, vzor dokladu o předložených a navrácených

archiváliích a vzoru žádosti o souhlas s použitím vlastního

reprodukčního zařízení jsou stanoveny v příloze č. 3 k této vyhlášce.



(2) Vzorový badatelský řád mohou archivy pouze rozšířit o vlastní

ustanovení, která vycházejí ze zvláštních podmínek archivu, při

zachování základního textu Vzorového badatelského řádu. Přitom doplní

vždy ustanovení čl. 2 odst. 5 přílohy č. 3 k této vyhlášce o množství

předkládaných archiválií na podmínky svého archivu.



(3) Pokud archiv umožňuje nahlížení do archiválií v digitální podobě,

replik archiválií v digitální podobě nebo do digitálních reprodukcí

archiválií v analogové podobě způsobem umožňujícím dálkový přístup,

upraví podmínky tohoto nahlížení v badatelském řádu.



§ 17



Maximální výše úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb veřejnými

archivy



(1) Maximální výše úhrady nákladů spojených s pořízením výpisu, opisu

nebo kopie archiválie v analogové podobě anebo s pořízením repliky

archiválie v digitální podobě a nákladů spojených s potvrzováním shody

pořízené kopie archiválie v analogové podobě s archiválií v analogové

podobě uložené v archivu nebo shody repliky archiválie v digitální

podobě s archiválií v digitální podobě nebo s replikou archiválie v

digitální podobě uloženou v archivu, které je oprávněn požadovat

veřejný archiv, jsou uvedeny v sazebníku maximální výše úhrad nákladů

spojených s poskytováním služeb veřejnými archivy, který je obsažen v

příloze č. 4 k této vyhlášce.



(2) Archiv může upustit od úhrady nákladů spojených s poskytnutím

služeb uvedených v odstavci 1, pokud jsou tyto služby poskytovány

osobám, o nichž zákon o správních poplatcích stanoví, že jsou

osvobozeny od správních poplatků, nebo pokud jsou uskutečňovány v

souvislosti s úkony, o nichž zákon o správních poplatcích stanoví, že

jsou osvobozeny od správních poplatků, anebo pokud jsou uskutečňovány v

souvislosti s podáními podle zákona o válečných veteránech a zákona o

účastnících odboje a odporu proti komunismu.



§ 18



Nosnost podlah v prostorech pro uložení archiválií, teploty a relativní

vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výše průměrných

ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií



Nosnost podlah v prostorech pro uložení archiválií, teploty a relativní

vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výše průměrných

ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií jsou stanoveny v příloze č.

5 k této vyhlášce.



§ 19



Účinnost



Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2005.



Ministr:



Mgr. Bublan v. r.



Příloha 1



Evidenční jednotky



1. Rozdělení evidenčních jednotek



1.1. Hlavní a dílčí evidenční jednotky



Evidenční jednotky se dělí na hlavní a dílčí. Hlavními evidenčními

jednotkami jsou základní, obecné jednotky pro počítání a vykazování

množství archiválií. Dílčí evidenční jednotky upřesňují hlavní

evidenční jednotku. Dílčí evidenční jednotky se uvedou u zpracovaných

archiválií v evidenci Národního archivního dědictví a v archivních

pomůckách. Jsou-li evidenční jednotky bez dalšího zpracování

jednoznačné a určitelné, uvedou se i u nezpracovaných archiválií.

Součet počtu zpracovaných, případně inventarizovaných dílčích

evidenčních jednotek vždy odpovídá počtu zpracovaných, případně

inventarizovaných hlavních evidenčních jednotek.



1.2. Evidenční jednotky pro zpracované a nezpracované archiválie



Evidenční jednotky se člení na jednotky pro



a) nezpracované archiválie, kterými jsou balíky a kartony, datasety

(datové balíčky); u nezpracovaných kinematografických filmů a zvukových

archiválií se uvedou rovněž zjistitelné jednotliviny, kterými jsou

filmové pásy, jiné nosiče analogových záznamů, nosiče digitálních

záznamů, fonografické válečky, fonografické dráty, gramofonové desky,

matrice, magnetofonové pásky, audiokazety (analogové), audiokazety

(digitální) a kompaktní disky,



b) zpracované archiválie, které jsou dále členěny na



1. evidenční jednotky pro archiválie v analogové podobě; u evidenčních

jednotek v analogové podobě se uvede počet a volitelně velikost v

běžných metrech;



2. evidenční jednotky pro archiválie v digitální podobě; u evidenčních

jednotek v digitální podobě se uvede počet a velikost v bytech; v

případě filmových a zvukových děl a záznamů na přenosných výměnných

datových nosičích se velikost v bytech nemusí uvést.



1.3. Evidenční jednotky pro evidenci jednotlivin a množstevních

jednotek



Evidenční jednotky pro archiválie se člení na



a) evidenční jednotky pro množstevní jednotky, kterými jsou zejména

balíky, kartony, fascikly, datasety (datové balíčky) a digitální

archivní jednotky (DAJ); množstevní jednotky slouží zejména k evidenci

spisů, korespondence, účtů, technické dokumentace s výjimkou map, plánů

a technických výkresů jako jednotlivin, hudebnin, pokud nejsou

evidovány jako rukopisy, výstřižků, databází, prezentací, internetových

stránek, matematických modelů, souborů spisů v digitální podobě,



b) evidenční jednotky pro evidenci jednotlivin; jako jednotlivina se

vykazuje zejména



1) listina do roku 1850, listina po roce 1850,



2) úřední kniha, rukopis,



3) podací protokol nebo podací deník včetně podacích protokolů nebo

podacích deníků v sešitové nebo kartotéční podobě, index, elench,

repertář,



4) kartotéka,



5) pečetidlo, razítko, samostatná pečeť, odlitek pečeti, otisk typáře,



6) mapa, atlas, technický výkres, grafický list, kresba,



7) fotografie na papírové podložce, fotografická deska, listový film,

svitkový film, kinofilm, mikrofilm, mikrofiš, fotoalbum, digitální

fotografie; fotografie uložené v albech se samostatně nevykazují, u

svitkových filmů se vykazuje celý svitek,



8) filmový pás nebo jiný nosič analogových záznamů, nosič digitálního

záznamu, kinematografický záznam v analogové a v digitální podobě,



9) fonografický váleček, fonografický drát (fonodrát), matrice,

gramofonová deska, magnetofonový pásek, audiokazeta, kompaktní disk,

zvukový záznam v analogové a v digitální podobě,



10) tisk do roku 1800, tisk po roce 1800, pohlednice, plakát, cenný

papír, štoček,



11) předmět numismatické povahy, předmět faleristické povahy.



2. Principy pro stanovení evidenční jednotky archiválií v analogové a

digitální podobě



Evidenční jednotky existují pro archiválie v analogové i digitální

podobě. Při jejich vymezení a zápisu se vychází z následujících

principů:



a) Jako evidenční jednotky pro nezpracované archiválie se použijí

balíky, kartony a datasety (datové balíčky); ostatní evidenční jednotky

se uvedou, jestliže jsou bez dalšího zpracování jednoznačné a

určitelné; volitelně se v tomto případě uvedou také dílčí evidenční

jednotky.



b) Mezi jednotliviny se nezapočítávají ty, které jsou součástí spisů

nebo jiných jednotlivin. Jednotliviny se uvedou v evidenčním listu

Národního archivního dědictví bez ohledu na formu uložení. Pokud jsou

jednotliviny uloženy v kartonech, fasciklech nebo jiných obalech,

evidují se jako jednotliviny a příslušné kartony, fascikly nebo jiné

obaly se jako evidenční jednotky neevidují.



c) Pokud byl originál archiválie prokazatelně zničen nebo ztracen a je

k dispozici například jeho studijní reprodukce, započítá se tato

reprodukce jako příslušná evidenční jednotka; do poznámky se uvede, že

je evidována reprodukce.



d) Grafické listy a kresby a jejich reprodukce tvořící část dokumentu,

u něhož byla primární rovina textová a grafika plnila funkci

doprovodnou (například ilustrace v knihách, veduty na tovaryšských

listech, grafika na pozvánkách, v záhlaví dopisů, na diplomech) se

evidují samostatně, jestliže byly od původního nosiče záznamu uměle

odděleny a nelze je k němu již zařadit. V opačném případě se evidují

společně s jejich nosičem v příslušné skupině (například Spisy, Tisky).



3. Vymezení hlavních a dílčích evidenčních jednotek



Při vymezování evidenčních jednotek se postupuje podle pravidel

stanovených touto přílohou, a to s využitím definic jednotlivých typů

archiválií uvedených v této příloze. Pokud je popisována archiválie,

která spadá svým obsahem a formou do více evidenčních jednotek, pro

její vymezení zpravidla rozhoduje primární účel, pro který byla

vytvořena. V dalším pořadí se pak posoudí převažující složka obsahu

nebo formy.



3.1. Listiny do roku 1850



Jako evidenční jednotky se evidují veškeré listiny vzniklé do roku 1850

včetně těch, které jsou uloženy ve specializovaných sbírkách listin

nebo v odděleních archivního souboru, které byly vytvořeny pro jejich

specializované ukládání a evidenci (například oddělení listin v

rodinných, velkostatkových, církevních fondech), a to bez ohledu na to,

zda vznikly už v pořádacím schématu původce, nebo až při archivním

zpracování. Pokud jsou součástí těchto sbírek i listy, evidují se

rovněž jako listiny.



Listiny, které jsou součástí jiné archiválie [například inserty a

transumpty v listinách, opisy listin v úředních knihách a jiných

rukopisech, listiny vložené do spisu (například stejnopisy smluv,

nevyzvednuté osobní doklady)] se jako jednotliviny neevidují a považují

se za její část. Listiny uložené v kartonech se vykazují jako

jednotliviny a kartony, ve kterých jsou tyto listiny uloženy, se jako

evidenční jednotky nevykazují.



Pro účely evidence archiválií se listinou rozumí dokument, který

zakládá, mění, ruší nebo osvědčuje právní vztahy. Je sestavena podle

určitých pravidel a v určité formě (například na jednom foliu, které

může být i srolováno, na více foliích ve složce, v podobě knihy) a

opatřena ověřovacími prostředky (například pečeť, razítko, podpis)

odpovídajícím právním zvyklostem doby vzniku listiny. Stejnou ověřovací

právní hodnotu má konfirmace a ověřený opis listiny, který je rovněž

evidenční jednotkou (vidimus, jiný úředně ověřený opis, respektive

stejnopis nebo druhopis listiny).



Pro účely evidence archiválií jsou listinami privilegia, majestáty,

diplomy vydané panovníkem, ochranné a lenní listy, erbovní, nobilitační

a inkolátní listiny, reversy k zemi, patenty, reskripty, dekrety

(dvorské), cechovní artikule, notářské instrumenty. Za listiny se pro

účely evidence archiválií nepovažují dokumenty zakládající právní akty

uvedené v primárních registrech, zhostné listy, zachovací listy, výuční

listy, tovaryšské listy a cechovní osvědčení, osobní doklady a diplomy,

statuty a stanovy spolků. Jako listiny se neevidují a nevykazují cenné

papíry.



3.2. Listiny po roce 1850



Jako evidenční jednotky se evidují pouze originály a ověřené opisy

listin vzniklých po roce 1850, pokud jsou



a) listinami, jimiž bylo nadále formou individuálního právního aktu

určeno zásadním způsobem postavení nebo práva původce fondu (včetně

erbovních, nobilitačních a inkolátních listin),



b) zakládacími nebo zřizovacími listinami,



c) listinami upravujícími ústavní poměry státu (například ústava,

Listina základních práv a svobod),



d) smlouvami nebo soubory smluv upravujícími zásadním způsobem

mezinárodní postavení státu.



V evidenci se uvede zvlášť počet listin v analogové podobě a zvlášť

počet replik listin v digitální podobě; u replik listin v digitální

podobě se uvede jejich velikost v bytech.



Za listiny po roce 1850 se pro účely evidence archiválií jako

jednotliviny nepovažují dokumenty zakládající právní akty uvedené v

primárních registrech, jmenování čestným občanem, výuční listy, osobní

doklady, školní vysvědčení, diplomy, statuty a stanovy spolků). Jako

listiny se rovněž neevidují a nevykazují cenné papíry. Jako listiny po

roce 1850 se neevidují listiny, které jsou součástí spisů.



3.3. Úřední knihy a rukopisy



Jako evidenční jednotka Úřední knihy a rukopisy se označují úřední

knihy a rukopisy, které tvoří dílčí evidenční jednotky této hlavní

evidenční jednotky. Úřední knihy a rukopisy se uvedou zvlášť v

analogové podobě, zvlášť v digitální podobě a zvlášť jako repliky. U

úředních knih a rukopisů v digitální podobě a u replik úředních knih a

rukopisů se uvede jejich velikost v bytech.



3.3.1 Úřední knihy



Úřední knihy jsou archiválie, které vznikly jako nástroj pro uchování

protokolárních záznamů, opisů dokumentů nebo souborů informací ve formě

umožňující ochranu jejich autenticity, právní validity a celistvosti.

Právní význam úředních knih je zpravidla založen zákonem, popřípadě

kancelářskou normou, které určují jejich obsah a způsob vedení.



Úřední knihy jsou vázané. Pokud nejsou vázané, musí splňovat tato

kritéria:



a) jednotná úprava,



b) členění podle jednotných časových jednotek (například podle roků) a



c) označení stránek nebo listů pořadovým číslem.



Pokud nejsou splněna uvedená kritéria, nevázané úřední knihy se

považují za aktový materiál. To platí i pro přílohy úředních knih.



Úřední knihy vykazují tyto obecné znaky:



a) kniha je tvořena souborem kontinuálně pořizovaných zápisů, které se

zpravidla týkají téže agendy (je vedena, zatímco spis je vyřizován),



b) zápisy v úředních knihách mají svébytnou právní platnost nebo

administrativní význam, který se v případě knih veřejného charakteru

vyrovnává platnosti listin nebo jiných dokumentů právní povahy,



c) forma a struktura zápisů je volena tak, aby v plné míře zajišťovala

jejich průkaznost a reprodukovala podstatné součásti předlohy; nejedná

se pouze o evidenční záznam,



d) autenticita a integrita zápisů je zajišťována formálními procedurami

a náležitostmi (například soudobá foliace nebo paginace, číslování

zápisů, pečetění svazku, záznam o počtu folií), které jsou stanoveny

rovněž pro ověřování formy a obsahové přesnosti zápisů (procedura

spojená s vkladem - intabulací nebo zápisem, ověřování zápisů

prostřednictvím ověřovatelů). Mezi úřední knihy se zařazují archiválie

splňující tyto náležitosti bez ohledu na to, zda v nich obsažené zápisy

měly charakter veřejných knih určených pro pořizování záznamů s

veřejnou právní platností, nebo zda se jednalo o knihy interní

(správní, kancelářské) povahy vedené pro vnitřní potřebu původce;



e) původce knihu považuje za nedělitelný celek,



f) vykazují vzájemnou vnitřní provázanost (systematičnost) a

strukturovaný charakter, v jehož rámci bývají vzájemné vztahy

jednotlivých typů knih hierarchicky uspořádány (například knihy hlavní

a knihy pomocné),



g) vedení základních typů úředních knih má zpravidla dlouhodobý

charakter, s výjimkou případů, kdy je rovnocenně použita i jiná forma

písemného záznamu.



Nejčastějšími typy úředních knih jsou:



a) knihy soudnictví sporného a nesporného včetně jejich pomocných knih

(například knihy pozemkové, knihy smluv, knihy listin, knihy

testamentů, knihy inventářů pozůstalostí, knihy kvitancí a obligací,

knihy hypoték, půhonné knihy, smolné knihy),



b) knihy určené k vedení evidence veřejného nebo interního charakteru

[například matriky (narozených, oddaných, zemřelých, měšťanů, obecních

příslušníků, žáků, členů), školní katalogy, knihy evidence obyvatel,

vojska, hnanců, urbáře, knihy nadací, knihy ohlášek bohoslužeb, knihy

ohlášek snoubenců, rejstříky, vyhotovují-li se z nich samostatné

výpisy, nebo katastry (berní, spolkové)],



c) knihy protokolů, které zachycují ověřený (autentický) záznam z

jednání (například konferenční protokoly, knihy o jednání výborů a

představenstev u fondů spolků a družstev),



d) pamětní knihy v původním slova smyslu (úřední knihy smíšeného

charakteru) i pamětní knihy (kroniky) v moderním slova smyslu vedené v

rámci správní kompetence původce. Novodobé pamětní knihy (kroniky) se

mezi úřední knihy zařadí, pokud byly vedeny na základě zákona anebo

vnitřní normy nebo rozhodnutí původce, popřípadě autor zápisů byl

vedením pamětní knihy pověřen, anebo zápisy měly oficiální charakter a

byly kontrolovány nebo ověřovány statutárními orgány původce.



e) knihy správní (kancelářské), například registra, kopiáře, knihy

opisů korespondence, knihy opisů instrukcí, knihy přísah úředníků,

knihy opisů patentů a nařízení,



f) knihy účetní a hospodářské, včetně knih účetnictví peněžního i

hmotného a inventářů majetku (inventární knihy).



U nezpracovaných archiválií se uvede počet úředních knih, pokud jsou

bez dalšího zpracování jednoznačně určitelné. U zpracovaných archiválií

se uvede počet úředních knih v analogové podobě nebo počet replik

úředních knih v digitální podobě; úřední knihy vedené v digitální

podobě jsou zpravidla databázemi.



Rejstříky k úředním knihám se vykazují jako úřední knihy. Knihy uložené

v kartonech, fasciklech nebo jiných obalech se vykazují jako

jednotliviny a kartony a fascikly, ve kterých jsou tyto knihy uloženy,

se jako evidenční jednotky nevykazují.



3.3.2 Rukopisy



Rukopisy jsou písemné archiválie neúřední povahy, které mají charakter

literárního, liturgického nebo vědeckého díla a jsou jedinečným

výsledkem tvůrčí činnosti autora. Mají podobu analogovou i digitální.

Rukopis je zpravidla charakterizován identifikací autora a názvem,

popřípadě úmyslem rukopis zveřejnit. Rukopisy jsou zejména školní díla

(například diplomové, disertační anebo habilitační práce), kroniky a

pamětní knihy, pokud nevznikly v rámci výkonu úředních povinností,

rukopisy literárních nebo vědeckých děl, osobní deníky nebo knihy s

podpisy návštěv.



Rukopisy jsou napsány rukou, pořízeny na psacím stroji nebo na

počítači. Mezi rukopisy nejsou zařazeny rozmnoženiny vytvořené

polygrafickými technikami, které se evidují jako tisky, s výjimkou

tištěných hudebnin.



Za rukopisy se považují i hudebniny. Hudebniny jsou rukopisné i tištěné

notové záznamy hudby včetně historických typů písemností (například

liturgické knihy s notací, kancionály, zpěvníky). Za hudebninu lze

považovat i slovesné záznamy textů, jejichž nápěvy jsou obecně známé

nebo na ně odkazují.



Za evidenční jednotku "rukopisy" se nepovažuje korespondence, poznámky,

přednášky a archiválie zařaditelné do jiných evidenčních jednotek.

Pokud jsou archiválie svázány do konvolutu, považuje se za jeden

rukopis celý svazek, v elektronické podobě celý dataset (datový

balíček). Pokud nejsou rukopisy rozčlenitelné na jednotlivé rukopisy

(díla), evidují se v kartonech.



Hudebniny se evidují v kartonech, pokud nejsou rozčlenitelné na

jednotlivé rukopisy (díla). Evidence obsahuje označení, že jde o

hudebninu.



V evidenci se uvede počet kusů rukopisů v analogové podobě, počet kusů

rukopisů v digitální podobě nebo počet kusů replik rukopisů v digitální

podobě; u rukopisů v digitální podobě a replik rukopisů v digitální

podobě se uvede jejích velikost v bytech.



3.4. Registraturní pomůcky



Hlavní evidenční jednotka Registraturní pomůcky označuje celkový počet

kusů původních pomůcek sloužících k evidenci dokumentů a spisů podle

věcného nebo systematického třídění bez ohledu na jejich původní název.

Dílčí evidenční jednotky tvoří podací protokoly nebo podací deníky,

indexy, elenchy a repertáře. Jejich počet se uvede zvlášť v analogové

podobě a zvlášť v digitální podobě, u registraturních pomůcek v

digitální podobě se uvede velikost v bytech.



3.4.1 Podací protokoly nebo podací deníky



Podací protokol nebo podací deník jsou základní evidenční pomůckou pro

vedení spisové služby v listinné podobě. Podací deníky jsou vedeny v

chronologické posloupnosti. Zpravidla mají ustálenou formu, jsou vedeny

v určitém předem určeném období, obsahují údaje o pořadovém čísle

dokumentu, datu jeho doručení, adrese odesílatele, stručném obsahu

dokumentu, jeho rozsahu a počtu příloh, evidenční údaje dokumentu u

původce, číslo jednací nebo spisovou značku, označení útvaru nebo osoby

původce, kterému byl dokument přidělen k vyřízení, způsob vyřízení,

spisový znak.



V evidenci se uvede počet podacích protokolů nebo podacích deníků v

analogové podobě, a to jak v sešitové, tak v kartotéční formě, bez

ohledu na konkrétní název. Jako podací protokoly se evidují rovněž

knihy pošty. Mezi podací protokoly se zařadí rovněž rejstříky z

činnosti justiční správy sloužící k evidenci spisové agendy. Zvlášť se

uvede počet podacích deníků v digitální podobě.



3.4.2 Indexy



Index je abecední rejstřík jmenných, geografických nebo věcných hesel.



3.4.3 Elenchy



Elench je registraturní pomůcka zaznamenávající podle identifikačních

údajů osoby nebo podle věcných hesel v abecedním pořádku nebo v

uspořádání podle uložení spisy určitého registraturního oddělení nebo i

celé registratury, popřípadě s dalším vnitřním členěním.



3.4.4 Repertáře



Repertář je pomocná registraturní pomůcka umožňující hledání spisů nebo

listin určité registratury podle abecedně nebo chronologicky seřazených

identifikačních údajů osoby nebo věcných hesel. O každém spisu nebo

listině je v repertáři uveden jejich stručný obsah.



3.5. Kartotéky



Hlavní evidenční jednotka Kartotéka je soubor systematicky seřazených

samostatných listů obsahujících informace vztahující se k určité agendě

nebo tématu a vedených obvykle v předepsané nebo účelově vytvořené

formě. Kartotéka může být uložena v několika kartonech, kartotéčních

zásuvkách nebo krabicích.



V evidenci Národního archivního dědictví se uvede počet kartotéčních

zásuvek nebo krabic. Slouží-li kartotéka jako původní evidenční pomůcka

(například podací protokol, index), eviduje se jako příslušná

jednotlivina.



3.6. Typáře a jejich samostatné otisky



Typáře jsou trojrozměrné předměty, jejichž otištěním se docílí

reprezentace jejich majitele za účelem ověřování, autentizace projevu

vůle nebo jiného označení dokumentů. Jde například o pečetidla,

razítka, razidla nebo raznice pro slepotisk.



Typáře se jako jednotliviny evidují vždy, jejich otisky pouze pokud

nejsou součástí jiné jednotliviny.



Hlavní evidenční jednotka označuje celkový počet typářů a otisků

vzniklých jejich aplikací.



Typáře se jako hlavní evidenční jednotka dělí na dílčí evidenční

jednotky, kterými jsou



a) pečetidla,



b) razítka,



c) samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů.



3.6.1 Pečetidla



Pečetidlem (razidlem, raznicí) je zpravidla kovová deska, obvykle

zasazená do držadla, která nese negativní obraz, jíž se docílí

pozitivního obrazu otištěním do pečetní hmoty (pečetě) nebo do psací

látky dokumentu (razidla, raznice), a to přímo v dokumentu nebo na

zálepce (slepotisk, slepé pečeti).



3.6.2 Razítka



Razítkem je pryžová nebo kovová deska, zpravidla zasazená do držadla, s

aplikovaným obrazem, jíž se docílí otištění na dokument.



3.6.3 Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů



Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů se evidují pouze v

případě, pokud



a) tvoří specializované sbírky obsahující především originály pečetí,

jejich odlitky, faksimile, reprodukce, novodobé otisky původních

pečetidel, celé dokumenty s otisky typářů manipulované do sbírek v

minulosti nebo vyřazené při pořádání jiného fondu a nově do sbírek

zařazené pro dochování otisku, nebo výstřižky s těmito otisky,



b) se nacházejí ve sbírkách jiného vymezení, ale mají povahu popsanou v

odstavci a),



c) tvoří samostatnou část archivního fondu (například vzorové otisky

typářů používaných v dané době původcem, evidence nově zavedených

typářů s jejich otisky, reprodukcemi s poznamenáním o jejich vyřazení,

úředně nahlášené ztrátě, zneplatnění).



V případě více otisků na jednom podkladovém listu se eviduje každý

otisk zvlášť.



3.7. Kartony



Pro nezpracované archiválie je karton hlavní evidenční jednotkou

archiválií v analogové podobě uložených ve speciální archivní krabici.

Pro zpracované archiválie v analogové podobě je karton evidenční

jednotkou sloužící zejména k evidenci spisů (aktového materiálu),

korespondence, účtů, technické dokumentace s výjimkou plánů a výkresů,

hudebnin, pokud se nevykazují jako rukopisy, výstřižků, tisků po roce

1800, pokud neodpovídají definici této jednotliviny. V kartonech se

evidují rovněž archiválie vztahující se k méně významným právním aktům

(například zhostné listy, zachovací listy, výuční listy, osobní

doklady, statuty a stanovy organizací a spolků, soudní a notářské

dokumenty). Prostřednictvím kartonů se eviduje také sbírka listin k

pozemkové knize. Mezi kartony se nezapočítávají ty, v nichž jsou

uloženy jednotliviny.



3.8. Fascikly



Fascikl je hlavní evidenční jednotka pro zpracované archiválie v

analogové podobě, jejichž uložení v kartonech by bylo neúčelné,

případně z jiných důvodů neproveditelné. Jde o evidenční jednotku k

evidenci spisů (aktového materiálu), korespondence, účtů, technické

dokumentace s výjimkou plánů a výkresů, hudebnin, pokud se nevykazují

jako rukopisy, výstřižků, tisků po roce 1800, pokud neodpovídají

definici této jednotliviny. Ve fasciklech se evidují rovněž archiválie

vztahující se k méně významným právním aktům (například zhostné listy,

zachovací listy, výuční listy, osobní doklady a statuty a stanovy

organizací a spolků, soudní a notářské dokumenty, které nemohou být pro

své rozměry evidovány v kartonech).



3.9. Mapy, atlasy, technické výkresy, grafické listy, kresby



V evidenci se uvede celkový počet kusů jednotlivých map a mapových děl,

atlasů, plánů, technických výkresů, grafických listů a kreseb. Dílčí

evidenční jednotky se uvede zvlášť v analogové podobě a zvlášť v

digitální podobě, u digitálních dílčích evidenčních jednotek se uvede

velikost v bytech.



Hlavní evidenční jednotka Mapy, atlasy, technické výkresy, grafické

listy, kresby se dělí na dílčí evidenční jednotky, kterými jsou



1. mapy,



2. atlasy,



3. technické výkresy,



4. grafické listy,



5. kresby.



3.9.1 Mapy



Dílčí evidenční jednotka Mapy zahrnuje mapy, mapová díla a plány.



Mapou se rozumí zmenšený generalizovaný konvenční obraz Země, nebeských

těles, kosmu nebo jejich částí převedený do roviny zpravidla pomocí

matematicky definovaných vztahů (kartografickým zobrazením) a ukazující

podle zvolených hledisek polohu, stav a vztahy přírodních,

socioekonomických a technických objektů a jevů. Jako mapy se vykazují

také globusy, plastické nebo reliéfní mapy a modely terénu; v tomto

případě se v závorce uvede jejich přesná charakteristika.



Mapovým dílem se rozumí mapa složená z více zpravidla stejně velkých,

totožně graficky zpracovaných a systematicky podle kladu listů

označených sekcí, která se vykazuje jako jedna evidenční jednotka. U

této evidenční jednotky se rovněž uvede počet listů (sekcí) uchovaných

v archivním souboru. Mapové dílo se vyznačuje zpravidla shodnou

velikostí mapových listů a úplným pokrytím zájmového území.

Reambulované mapy v rámci mapového díla se považují za součást tohoto

díla; výjimku tvoří mapy vztahující se ke stabilnímu katastru

(indikační skicy, popisy hranic katastrálních obcí, staré katastrální

mapy, císařské otisky a tzv. reambulované mapy stabilního katastru),

které se nepovažují za mapové dílo, nýbrž za součást stabilního

katastru, a proto jsou počítány podle katastrálních obcí; evidenční

jednotkou je v takovém případě mapa pro katastrální obec.



Plány zobrazující urbanizované území (zpravidla obec) nebo jeho část v

relativně velkém měřítku zpravidla za účelem orientace se považují za

mapu velkého měřítka (například plány pozemků a dvorů, plány

zobrazující zasazení budov v krajině, ortofotomapy). U souborů kolmých

leteckých snímků pořizovaných podle pravidel fotogrammetrie se

postupuje obdobně jako u mapových děl. Šikmé letecké snímky se považují

za fotografie, pokud mají formu pohlednic, vykazují se jako pohlednice.



V evidenci se uvede počet map, mapových děl a plánů; u map v digitální

podobě se uvede počet, v poznámce se uvede bližší charakteristika

(například geografický informační systém, ortofotomapa, kolmý letecký

snímek) a velikost v bytech.



3.9.2 Atlasy



Atlas jako dílčí evidenční jednotka je systematicky uspořádaný a

jednotně technicky i graficky provedený soubor map vztahujících se k

tematické oblasti vydaný, případně prezentovaný v podobě knihy nebo v

podobě jednotlivých listů vkládaných do obalu. Je opatřen titulním

listem a obsahuje zpravidla další náležitosti (například doprovodný

text, rejstříky).



3.9.3 Technické výkresy



Technický výkres je výkres používaný v technických oborech vytvořený ve

vhodně zvoleném měřítku. Obsahuje informace potřebné pro výrobu stroje,

přístroje a jiného výrobku či jeho součásti nebo pro realizaci stavby

či její části.



Do této kategorie lze zařadit i studie a ideové návrhy výrobků a

staveb. Uvede se počet technických výkresů.



3.9.4 Grafické listy



Jde o reprodukci pomocí některé standardní grafické metody (například

dřevoryt, dřevořez, mědiryt, lept), která je otištěna na samostatném

archu papíru. Grafický list může být opatřen paspartou a zavěšen na

stěně nebo vložen do desek. Jako grafický list v digitální podobě se

vykazuje dílo počítačové grafiky nebo užitá grafika (například ex

libris, ilustrace vytržené z knih). Grafickým listem není plakát.



V evidenci se uvede počet jednotlivých volných grafických listů a

vázaných souborů (cyklů), sérií a alb. Do poznámky se uvede, zda jde o

soubor, sérii, album apod.



3.9.5 Kresby



Kresba je dílčí evidenční jednotka. Rozumí se jí základ pro následnou

malbu jinou výtvarnou technikou nebo samostatné výtvarné dílo. Do

kreseb se zařazují i výjimečně uchované malby (například akvarely,

koláže, oleje).



V evidenci se uvede počet jednotlivých kreseb a jejich svázaných

souborů (konvoluty). Do kreseb se zařazují i výjimečně uchované malby

(například akvarely, koláže, oleje), na výskyt malby se upozorní v

poznámce k evidenční jednotce jednoduchým vyjádřením (například "1

olej").



3.10. Fotografické archiválie



Fotografickými archiváliemi se rozumí vyobrazení (pozitivní, negativní)

získaná procesem, jenž působením světla a prostřednictvím optické

soustavy zachycuje přímý a trvanlivý obraz na citlivý povrch bez ohledu

na formu materiálního nosiče.



V dílčích evidenčních jednotkách u zpracovaných fotografických

archiválií se uvede počet kusů. U digitální fotografie se uvede počet

kusů digitálních fotografií a jejich velikost v bytech. V případě, že

fotografická archiválie je na nestabilním materiálu, uvede se tato

skutečnost v poznámce. V případě, že fotografická archiválie je na

nestabilním materiálu a došlo k jejímu zničení, uchovaná kopie se

vykazuje jako originál.



Hlavní evidenční jednotka Fotografické archiválie se dělí na dílčí

evidenční jednotky, kterými jsou



1. fotografie na papírové podložce,



2. fotografické desky,



3. listové filmy,



4. svitkové filmy,



5. kinofilmy,



6. mikrofilmy,



7. mikrofiše,



8. fotoalba,



9. digitální fotografie.



3.10.1 Fotografie na papírové podložce



Fotografie na papírové podložce obsahují záznam zpravidla třírozměrné

předlohy (objektu) přenesený optickým kopírováním z fotografického

filmu nebo desky na světlocitlivý papír. Jako fotografie na papírové

podložce se rovněž eviduje pravá fotografie, jíž se rozumí fotografie,

která na první pohled nese znaky poštovní korespondence, avšak je

zhotovena fotografickou cestou. Jako fotografie na papírové podložce

lze evidovat tisky digitálních nebo digitalizovaných fotografií tištěné

pomocí fototiskáren, plotrů a jiných zařízení. Fotografií na papírové

podložce je i fotografické tablo, pokud bylo zhotoveno fotografickou

cestou jako jeden kus snímku.



3.10.2 Fotografické desky



Fotografická deska je deska z pevného materiálu (například kov, sklo)

opatřená světlocitlivou vrstvou. Obsahuje záznam zpravidla třírozměrné

předlohy (objektu), na němž jsou světla předlohy tonálně převrácená

(negativ) nebo vykazují stejné tonální hodnoty jako předloha

(diapozitiv).



3.10.3 Listové filmy



Listový film je fotografický film (plast) normalizovaného formátu

(9x12cm a větší) pokrytý světlocitlivou vrstvou. Obsahuje záznam

zpravidla třírozměrné předlohy (objektu), na němž jsou světla předlohy

tonálně převrácená (negativ) nebo vykazují stejné tonální hodnoty jako

předloha (diapozitiv).



3.10.4 Svitkové filmy



Svitkový film je fotografický film ve formě pásu (plast) pokrytý

světlocitlivou vrstvou. Obsahuje záznam zpravidla třírozměrné předlohy

(objektu), na němž jsou světla předlohy tonálně převrácená (negativ)

nebo vykazují stejné tonální hodnoty jako předloha (diapozitiv).

Normalizovaný formát obrazového pole má velikost obrazového pole 6x6

cm, popřípadě velikosti odvozené (například 6x9 cm, 6x4,5 cm). Svitek

může být rozstříhán na jednotlivá obrazová pole nebo pásy o několika

obrazových polích. Svitkové filmy jsou neperforované.



3.10.5 Kinofilmy



Kinofilm je fotografický film ve formě pásu (plast) pokrytý

světlocitlivou vrstvou. Normalizovaný formát obrazového pole je

36x24mm, případně menší (například 24x24 mm, 18x24 cm u kinofilmu o

šířce 35 mm) a pás obsahuje obvykle 36 obrazových polí. Pás může být

rozstříhán na jednotlivá obrazová pole nebo pásy o několika obrazových

polích. Kinofilmy mají jednostrannou nebo oboustrannou perforaci.



3.10.6 Mikrofilmy



Mikrofilm (mikrografický film) je svitek nebo proužek fotografického

(termografického nebo vezikulárního) filmu (plast) s mikrozáznamy.



3.10.7 Mikrofiše



Mikrofiš je listový film (plast) s mikrozáznamy uspořádanými do řádek a

sloupců. Dále obsahuje pouhým okem čitelný titulek s popisem.



3.10.8 Fotoalba



Fotoalbum je způsob adjustace fotografií na papírové podložce v podobě

vázané knihy nebo na volných listech určených k prohlížení fotografií.



3.10.9 Digitální fotografie



Digitální fotografie je dílčí evidenční jednotka pro zpracované

archiválie označující fotografickou archiválii uloženou v digitální

podobě.



3.11. Kinematografické filmy



Kinematografické filmy jsou audiovizuální, popřípadě pouze obrazové

záznamy, uspořádané v souvislém sledu na pásu fotografického filmu nebo

v datovém souboru, které při projekci vyvolávají dojem pohybu.



Hlavní evidenční jednotka Kinematografické filmy se dělí na dílčí

evidenční jednotky, kterými jsou



1. filmové pásy,



2. jiné nosiče analogových záznamů,



3. nosiče digitálních záznamů,



4. kinematografické (audiovizuální, filmové) záznamy.



3.11.1 Filmové pásy



U nezpracovaných archiválií se uvede počet filmových pásů. V poznámce

se vyznačí výskyt nestabilních fotografických materiálů, například

nitrocelulózy a acetylcelulózy.



3.11.2 Jiné nosiče analogových záznamů.



U nezpracovaných archiválií se uvede počet jiných nosičů analogových

záznamů. V poznámce se vyznačí výskyt nestabilních fotografických

materiálů, například nitrocelulózy a acetylcelulózy.



3.11.3 Nosiče digitálních záznamů (například DVD).



U nezpracovaných archiválií se uvede počet nosičů digitálních záznamů.



3.11.4 Kinematografické (audiovizuální, filmové) záznamy



Jedná se o evidenční jednotku pro zpracované archiválie. Uvede se počet

kinematografických děl a dalších kinematografických záznamů.



Kinematografické (audiovizuální, filmové) dílo je dramaturgicky nebo

jinak blíže specifikovaný obrazový anebo zvukově obrazový záznam

(analogový i digitální) zejména přesně ohraničený (například má název,

začátek, konec) tak, aby mohl sloužit svému účelu. Na nosiči je dílo

zaznamenáno v logickém celku. Logickým celkem se rozumí konečná podoba

díla.



Kinematografický (audiovizuální, filmový) záznam je jakýkoliv záznam

obrazu nebo obrazu a zvuku, který při projekci vyvolává dojem

souvislého pohybu. Jako doplňková informace v poznámce (ve zvláštním

sloupci) se uvede u filmových záznamů počet nosičů. V poznámce k

evidenční jednotce se uvede šíře filmových pásů.



Uvede se u zpracovaných archiválií, a to zvlášť v analogové podobě a

zvlášť v digitální podobě. U archiválií v digitální podobě se uvede

počet a velikost v bytech. U filmových děl a záznamů na přenosných

výměnných datových nosičích se nemusí uvést velikost v bytech. Jako

doplňková informace v poznámce (ve zvláštním sloupci) se uvede u

filmových záznamů počet nosičů. V poznámce k evidenční jednotce se

uvede šíře filmových pásů. Jako evidenční jednotky se neuvedou filmové

kopie vytvořené na smluvním základě Národním filmovým archivem v Praze.



3.12. Zvukové archiválie



Zvukové archiválie jako hlavní evidenční jednotka obsahují jakýkoliv

zvukový záznam v analogové nebo digitální podobě uložený na zvukovém

nosiči nebo datovém souboru.



Uvedou se u zpracovaných archiválií, a to zvlášť v analogové podobě a

zvlášť v digitální podobě. U digitálních zvukových záznamů se uvede

velikost v bytech. U zvukových záznamů na přenosných výměnných datových

nosičích se nemusí uvést velikost v bytech. Počet zvukových záznamů se

uvede u jednotlivých evidenčních jednotek vymezených podle typu nosičů.

Jako doplňková informace v poznámce (ve zvláštním sloupci) se uvede u

analogových zvukových záznamů počet nosičů.



U nezpracovaných archiválií se Zvukové archiválie dělí na dílčí

evidenční jednotky, kterými jsou



1. fonografické válečky,



2. fonografické dráty,



3. gramofonové desky,



4. matrice,



5. magnetofonové pásky,



6. audiokazety,



7. kompaktní disky.



3.12.1 Fonografické válečky



Fonografický váleček je zvukový přepisovatelný i nepřepisovatelný nosič

z kovu, pryskyřice, celuloidu, gumy, vosku nebo z plastu v podobě

dutého válce.



3.12.2 Fonografické dráty



Fonografický drát (fonodrát) je přepisovatelný zvukový nosič v podobě

kovového drátu navinutého na cívce.



3.12.3 Gramofonové desky



Gramofonová deska je nepřepisovatelný zvukový nosič v podobě tenké

kruhové desky z vulkanizované gumy, šelaku nebo plastu, na němž je zvuk

zaznamenán mechanicky prostřednictvím spirálovité drážky.



3.12.4 Matrice



Matrice je zvukový nosič v podobě kovového disku, jenž zpravidla slouží

k výrobě raznic pro lisování gramofonových desek.



3.12.5 Magnetofonové pásky



Magnetofonový pásek je přepisovatelný zvukový nosič v podobě pásky

navinuté na cívce nebo středovce, jejíž povrch je pokryt magnetizovanou

vrstvou umožňující záznam zvuku.



3.12.6 Audiokazety



Audiokazeta je přepisovatelný zvukový nosič v podobě pásky zabudované

do ochranného pouzdra (kazety), jejíž povrch je pokryt magnetizovanou

vrstvou umožňující záznam zvuku; do této skupiny se řadí i audiokazety

s digitálním záznamem zvuku (DAT).



3.12.7 Kompaktní disky



Kompaktní disk je zvukový přepisovatelný i nepřepisovatelný nosič v

podobě disku z plastu umožňující digitální záznam zvuku.



U zpracovaných archiválií jsou dílčí evidenční jednotkou zvukové

záznamy.



3.12.8 Zvukové záznamy



Uvede se počet zvukových děl a dalších zvukových záznamů.



Zvukové dílo je dramaturgicky nebo jinak specifikovaná zvuková nahrávka

(zvukový záznam) zpravidla přesně ohraničená (například má název,

začátek a konec) tak, aby mohla sloužit určitému účelu. Obvykle je dílo

zaznamenáno na nepřepisovatelném zvukovém nosiči, který může být

hromadně šířen.



Zvukový záznam (zvuková nahrávka) je jakýkoliv zvuk zachycený na

zvukovém nosiči (například fonografický váleček, gramofonová deska,

magnetofonový pásek, CD, DVD).



Zvuk může být na zvukovém nosiči zaznamenán analogově nebo digitálně.

Jako doplňková informace v poznámce (ve zvláštním sloupci) se uvede u

analogových zvukových záznamů počet nosičů.



3.13. Tisky



Do této evidenční jednotky se zahrnují vydané rozmnoženiny určené k

zpravidla veřejnému šíření, pokud nejsou součástí spisů. Mezi tisky

náleží i rukopisné plakáty. Jde o evidenční jednotku pro zpracované a

inventarizované archiválie.



Do evidenční jednotky se nezahrnou knihy, monografie a periodika, které

jsou součástí archivních knihoven. U nezpracovaných archiválií se

uvedou, jsou-li bez dalšího zpracování jednoznačné a určitelné. Za

tisky se nepovažují hudebniny, technická dokumentace, mapy, atlasy,

grafické listy a případné další archiválie, které se vykazují jako

samostatné evidenční jednotky, případně dílčí evidenční jednotky.



Hlavní evidenční jednotka Tisky se dělí na dílčí evidenční jednotky,

kterými jsou



1. tisky do roku 1800,



2. tisky po roce 1800,



3. pohlednice,



4. plakáty,



5. cenné papíry,



6. štočky.



3.13.1 Tisky do roku 1800



Tisky do roku 1800 zahrnují staré tisky (včetně prvotisků), konkrétně

knihy, monografie a periodika, brožury, letáky, jednolisty vytištěné od

vynálezu knihtisku do roku 1800 včetně.



Monografií se rozumí neseriálová publikace, která systematicky,

všestranně a podrobně pojednává o jednom zpravidla úzce vymezeném

tématu.



Periodikem je dokument vydávaný postupně v samostatných částech

spojených společným názvem, označením posloupnosti (například průběžným

číslováním), jednotnou úpravou a obsahovým zaměřením v pravidelných

intervalech se záměrem stálého pokračování (například noviny, časopisy,

periodické sborníky). Za evidenční jednotku je podle faktického

dochování považován také konvolut několika spojených letáků, jeden

svazek periodika za určité období nebo naopak samostatný jednolist.



Jednolistem se rozumí dřevořezový obrázek obvykle devocionálního

charakteru, původem ze západní Evropy, bez textu nebo s textem dopsaným

rukou, předchůdce deskotisku a knihtisku z konce 14. a počátku 15.

století nebo malá publikační forma obsahující většinou letákové noviny

a nábožensko-politické pamflety nebo masová kázání.



Za evidenční jednotku se podle faktického dochování považuje také

svazek obsahující několik přívazků či přítisků. Dokument tvořený

několika svazky nebo částmi, které tvoří z hlediska autorského nebo

vydavatelského záměru jeden formálně a obsahově uzavřený celek, a

zpravidla spojený společným názvem (vícesvazkové dílo, například

encyklopedie) se vykazuje jako jedna evidenční jednotka.



Jako evidenční jednotky se neevidují tisky, které jsou součástí spisů.



V poznámce se uvede, o jaký druh tisku jde (například brožura, leták).

Jako evidenční jednotky se neevidují tisky, které jsou součástí spisů.



3.13.2 Tisky po roce 1800



Tisk po roce 1800 je neperiodická publikace (rozmnoženina literárního,

vědeckého, nebo uměleckého díla úředního i neúředního charakteru určená

k veřejnému šíření), která je vydána jednorázově, popřípadě nejvýše

jednou ročně (ročenky) anebo po částech i častěji, jestliže tvoří jeden

celek, který je jednou evidenční jednotkou. Tisky po roce 1800 jsou

zhotoveny polygrafickou technikou (v tom se liší od rukopisů) a

opatřeny vazbou; ostatní tištěné dokumenty kromě map, atlasů,

fotografií z tiskáren, plakátů, pohlednic, cenných papírů, štočků a

grafických listů se evidují jako kartony a fascikly.



Za evidenční jednotku se podle faktického dochování považuje také

svazek obsahující několik přívazků či přítisků. Dokument tvořený

několika svazky nebo částmi, které tvoří z hlediska autorského nebo

vydavatelského záměru jeden formálně a obsahově uzavřený celek,

zpravidla spojený společným názvem (vícesvazkové dílo, například

encyklopedie) se vykazuje jako jedna evidenční jednotka.



Jako evidenční jednotky se neevidují tisky, které jsou součástí spisů.



3.13.3 Pohlednice



Pohlednice je dílčí evidenční jednotka označující polygrafický výrobek

standardizovaných rozměrů s vytištěným obrazovým námětem na neadresní

straně kartonového lístku a potiskem adresní strany, která je vyhrazena

pro adresu a krátké sdělení. U pohlednic z období před lety 1905 - 1908

je pro krátké sdělení vyhrazena strana obrazového námětu. Jde o

obrazový dokument pořízený tiskovou technikou.



3.13.4 Plakáty



Plakáty jsou jednostranné tisky vystavované za účelem šíření informace

na veřejných místech, které s použitím textu, obrazu nebo obojího

společně upoutávají, nabízejí zboží, umělecké dílo nebo produkci,

zábavu, názor a podobně. Za plakáty se považují i netištěné plakáty.



3.13.5 Cenné papíry



Cenné papíry jsou dílčí dlužní úpisy (obligace, pokladniční poukázky,

zástavní listy), podílové úpisy (akcie, kuksy, podílové listy),

obchodní cenné papíry (směnky).



Uvede se počet dílčích dlužních úpisů (obligace, pokladniční poukázky,

zástavní listy), podílových úpisů (akcie, kuksy, podílové listy),

obchodních cenných papírů (směnky). V poznámce se uvede, o jaký typ

cenného papíru se jedná. Pomocí této evidenční jednotky se evidují i

cenné papíry, které nemají tištěnou podobu.



3.13.6 Štočky



Štočky jsou druhy tiskařské formy (dřevěný špalíček, tisková deska z

kamene, kovu, linolea, písmoviny nebo umělé hmoty).



3.14. Balíky



Balík je hlavní evidenční jednotka užívaná v archivnictví pouze pro

nezpracované archiválie. Pomocí této evidenční jednotky se eviduje

materiál uložený zejména v balících, nearchivních krabicích. Balíky

jsou svázané nebo jinak adjustované tak, aby vždy tvořily ručně

manipulovatelné celky. Za balík se nepovažuje například neadjustovaný

materiál volně uložený do polic. Pokud jsou nezpracované archiválie z

důvodu jejich lepší ochrany uloženy do kartonů, vykazují se jako

kartony.



3.14.1. Nezpracované archiválie uložené v pořadačích se vykazují v

dílčí evidenční jednotce Pořadače.



3.15. Digitální datasety (datové balíčky)



Dataset (datový balíček) je hlavní evidenční jednotka pro nezpracované

archiválie v digitální podobě. Jedná se o sadu dat, která byla původně

vytvořena nebo spravována prostřednictvím výpočetní techniky, byla

vybrána za archiválii a jejíž replika je uložena v Národním archivu

nebo v digitálním archivu nebo bezpečnostním archivu. Digitální dataset

(datový balíček) má obvykle podobu polí a tabulek, ve kterých jsou

obsažena a strukturována data (například spisy, výsledky průzkumu,

sčítání lidu, inventáře, databáze, prezentace, internetové stránky,

matematické modely) včetně počtu záznamů a jejich celkové velikosti

vyjádřené v bytech. Digitální dataset (datový balíček) je evidenční

jednotkou pro nezpracované archiválie. Spisy tvoří digitální datasety

(datové balíčky) pro předávání dokumentů a jejich metadat do archivu.



3.16. Digitální archivní jednotka (DAJ)



Digitální archivní jednotka (DAJ) je hlavní evidenční jednotka pro

zpracované archiválie v digitální podobě. Označuje databáze,

prezentace, internetové stránky, matematické modely, soubory spisů v

digitální podobě.



Filmy, fotografie a zvukové záznamy, úřední knihy, registraturní

pomůcky, rukopisy, mapy, technické výkresy nebo kresby v digitální

podobě se evidují jako příslušné evidenční jednotky, pokud nejsou

součástí vyšších datových celků - digitálních archivních jednotek

(DAJ).



3.17. Jiné



Hlavní evidenční jednotka Jiné popisuje součásti archivního souboru

nezařazené do předchozích typů evidenčních jednotek. Jako jednotliviny

se evidují, jestliže nejsou součástí jiné archiválie (například důkazní

předměty v soudních spisech), v opačném případě se považují za dílčí

evidenční jednotky. Jako evidenční jednotky se zařadí, jestliže mají

přímou souvislost s archivním souborem.



V evidenci se uvede počet zpracovaných předmětů numismatické a

faleristické povahy. Ostatní předměty se evidují v dílčí evidenční

jednotce Jiné. Specifikace evidovaných předmětů uvede v poznámce.



3.17.1 Předměty numismatické povahy



Tvoří dílčí evidenční jednotku zahrnující platidla kovová (mince) a

papírová (bankovky, státovky), nouzové, výtěžkové a obchodní peníze,

příležitostné mince, odměny, platební peníze, peněžní náhražky

(potvrzenky, chudinské peníze, stravenky, poukázky na zboží, přídělové

doklady). Předměty numismatické povahy jsou dále předměty napodobující

formu mincí (například početní mince, žetony pamětní i výherní, kovové

známky platební a identifikační) nebo jejich vnější vzhled [například

medaile (pamětní, portrétní), plakety a jiné příležitostné ražby,

novoražby, faksimile platidel, studijní kopie mincí, medailí]. Uvede se

počet zpracovaných předmětů numismatické povahy, specifikace

evidovaných předmětů se uvede v poznámce. U nezpracovaných archiválií

se tyto údaje uvedou v případě, kdy jsou na první pohled

identifikovatelné.



3.17.2 Předměty faleristické povahy



Tvoří dílčí evidenční jednotku označující řádové dekorace a

vyznamenání. Dekorace se posoudí podle hodnosti svého nositele

(například velmistr, velkokříž, velkodůstojník, komandér, komtur,

důstojník, rytíř, devoční člen) nebo číselně vyjádřené třídy řádu v

různém provedení (klenot v podobě kříže, medailonu, řádová hvězda a

další doplňky, řetězy, náprsní velkostuhy, nákrční stuhy, řetízky,

stužky pro medailon). Vyznamenání se člení podle toho, zda jsou

odvozená z řádových dekorací (stužka se zavěšeným křížem, medailonem,

hvězdou), jsou podobná předmětům numismatické povahy (například pamětní

mince, medaile a plakety v kazetách) nebo zda se jedná o vědecké,

umělecké sportovní a jiné ceny (například skulptury nebo jiné předměty

umělecké nebo umělecko-řemeslné povahy a odznaky). Předměty

faleristické povahy nejsou většinou děleny do tříd, ale stupně se

rozlišují například podle materiálu (například zlaté, stříbrné,

bronzové) a přidáním dalších doplňků (s korunou, s brilianty). Kromě

původní velikosti existují řádové dekorace ve formě zmenšenin,

miniatur, rozet, obdobně vyznamenání v redukované podobě (obdélníkové

stužky).



3.17.3 Jiné



Do této dílčí evidenční jednotky se zařazují všechny ostatní předměty,

například alba obsahující různé typy dokumentů (fotografie a zároveň

výstřižky, tisky, plakáty), knihy s podpisy návštěv nemající charakter

kroniky, vlajky a standarty, tabla s výjimkou fotografických tabel,

která byla zhotovena fotografickou cestou jako jeden kus snímku

(fotografie), vzorky, vzorníky, obaly a etikety zboží, propagační

předměty, rentgenové snímky, původní hodnotné obaly dokumentů a další

trojrozměrné předměty, které mají přímou souvislost s archivním

souborem a nejsou součástí jiné archiválie.



4. Seznam zkratek používaných pro evidenční jednotky

-----------------------------------------------------------------------

Označení Evidenční jednotka Zkratka

-----------------------------------------------------------------------

3.1. Listiny do roku 1850 lio

3.2. Listiny po roce 1850 lip

3.3. Úřední knihy a rukopisy

3.3.1 Úřední knihy ukn

3.3.2 Rukopisy rkp

3.4. Registraturní pomůcky

3.4.1 Podací protokoly nebo podací deníky ppr

3.4.2 Indexy ind

3.4.3 Elenchy ele

3.4.4 Repertáře rep

3.5. Kartotéky ktt

3.6. Typáře a jejich samostatné otisky

3.6.1 Pečetidla pec

3.6.2 Razítka raz

3.6.3 Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky otd

typářů

3.7. Kartony kar

3.8. Fascikly fas

3.9. Mapy, atlasy, technické výkresy, grafické

listy, kresby

3.9.1 Mapy map

3.9.2 Atlasy atl

3.9.3 Technické výkresy tvy

3.9.4 Grafické listy gli

3.9.5 Kresby kre

3.10. Fotografické archiválie

3.10.1 Fotografie na papírové podložce fsn

3.10.2 Fotografické desky fsd

3.10.3 Listové filmy lfi

3.10.4 Svitkové filmy sfi

3.10.5 Kinofilmy kin

3.10.6 Mikrofilmy mf

3.10.7 Mikrofiše mfis

3.10.8 Fotoalba fal

3.10.9 Digitální fotografie dfo

3.11. Kinematografické filmy

3.11.1 Filmové pásy fpa

3.11.2 Jiné nosiče analogových záznamů Anz

3.11.3 Nosiče digitálních záznamů Mhz

3.11.4 Kinematografické záznamy v analogové i digitální Kza

podobě

3.12. Zvukové archiválie

3.12.1 Fonografické válečky fva

3.12.2 Fonografické dráty fdr

3.12.3 Gramofonové desky gd

3.12.4 Matrice mat

3.12.5 Magnetofonové pásky mg

3.12.6 Audiokazety aka

3.12.7 Kompaktní disky kdi

3.12.8 Zvukové záznamy zza

3.13. Tisky

3,13.1 Tisky do roku 1800 tio

3.13.2 Tisky po roce 1800 tip

3.13.3 Pohlednice poh

3.13.4 Plakáty pkt

3.13.5 Cenné papíry cpa

3.13.6 Štočky sto

3.14. Balíky bal

3.14.1 Pořadače poř

3.15. Digitální datasety (datové balíčky) dts

3.16. Digitální archivní jednotka daj

3.17. Jiné

3.17.1 Předměty numismatické povahy pnp

3.17.2 Předměty faleristické povahy pfp

3.17.3 Jiné jin

-----------------------------------------------------------------------



Příloha 2



Archivní pomůcky



1. Druhy archivních pomůcek



Archivní pomůcky se člení na



a) základní,



b) speciální.



Archivní pomůcky splňují znaky uvedené v této příloze. V případě

archivní pomůcky v digitální podobě jsou údaje, jejichž vedení u

archivní pomůcky stanoví tato příloha, obsaženy v metadatech archivní

pomůcky. V případě archivní pomůcky inventář v digitální podobě mohou

části jejího úvodu odkazovat na údaje z jiných databází (například

databáze původců).



2. Základní archivní pomůcky



Základními archivními pomůckami jsou



a) manipulační seznam prvního a druhého typu,



b) dílčí inventář,



c) inventář a



d) katalog.



Archiválie vedené v manipulačním seznamu prvního a druhého typu,

popřípadě v dříve vyhotovovaném prozatímním inventárním seznamu, se

považují za zpracované neinventarizované archiválie.



Archiválie vedené v dílčím inventáři, inventáři nebo katalogu se

považují za inventarizované archiválie.



Zaznamenání archiválií v referenčních pomůckách, kterými jsou soupis

fondů, popis fondu, průvodce a edice, nemá vliv na evidenci archiválií

vykazovaných jako archiválie zpracované nebo inventarizované.



2.1. Manipulační seznam



Manipulační seznam je základní archivní pomůcka ke zpracovaným

archiváliím. Manipulační seznam má prozatímní charakter. Slouží do doby

vytvoření jiného typu archivní pomůcky s větší stálostí (například

inventář).



Manipulační seznam se zpravidla vytvoří



a) k jednomu přírůstku nebo jeho části na základě soupisu předaných

dokumentů popisujícího přírůstek (manipulační seznam prvního typu),

nebo



b) k jednomu archivnímu souboru nebo jeho části; na základě soupisu

předaných dokumentů popisujícího přírůstek nebo na základě změn, které

nastaly s archiváliemi uvnitř archivu, je doplněn stávající manipulační

seznam. Nově vzniklý manipulační seznam předchozí manipulační seznam

nahrazuje (manipulační seznam druhého typu).



Určení prvního nebo druhého typu manipulačního seznamu závisí na

posouzení povahy očekávaných přírůstků.



Manipulační seznam se vytvoří v závislosti na potřebě archivů provádět

nahlédací a badatelskou agendu a možnosti takový seznam vytvořit na

základě soupisu předaných dokumentů.



Manipulační seznamy je možné vytvořit i k fondovým oddělením. Nové

verzi pomůcky se přidělí nové číslo v evidenci Národního archivního

dědictví. Pokud manipulační seznamy nahradí předchozí pomůcku, tato

pomůcka se z evidence Národního archivního dědictví vyřadí. Archiv

zasílá manipulační seznamy do druhotné evidence Národního archivního

dědictví.



Manipulační seznam obsahuje



a) titulní list s údaji uváděnými obdobně jako u inventáře a typ

manipulačního seznamu,



b) úvod zahrnující identifikační údaje původce a předávající osoby

nejméně v rozsahu jméno, popřípadě jména, a příjmení, datum a místo

narození a úmrtí, jde-li o fyzickou osobu, nebo název nebo obchodní

firma, identifikační číslo osoby, pokud bylo přiděleno, adresa sídla a

datum vzniku, popřípadě zániku osoby, jde-li o právnickou osobu, dále

údaje o výběru archiválií, nakládání s nimi po převzetí do archivu,

číslo a datum vnější změny, údaje o fyzickém stavu a ošetření

archiválií, záznam o vytvoření pomůcky v rozsahu jméno, popřípadě

jména, a příjmení zpracovatele a datum zpracování; datum a místo

narození a úmrtí se uvádí pouze, pokud jsou zpracovateli seznamu známy,



c) jednotky popisu, kdy hloubka popisu je vymezena nejméně na úrovni

nejnižší prozatímní série, kterou tvoří hierarchicky nejnižší spisový

znak nebo nejnižší prvek umělého schématu třídění. Pokud je rozsah

archiválií v této sérii větší než jeden karton, jeden dataset (datový

balíček), jeden fascikl nebo jiná jednotka odpovídající tomuto rozsahu,

série se rozepíše ve složkách. Složky se vytvoří samostatně pro každý

druh evidenční jednotky nebo dílčí evidenční jednotky, jednotlivost se

popíše v případě, že tvoří jediný obsah série. Pokud je rozsah

archiválií v této složce větší než jeden karton, jeden dataset (datový

balíček), jeden fascikl nebo jiná jednotka odpovídají tomuto rozsahu,

složka se rozepíše v podsložkách. V případě kartotéky se provede

rozepsání na části jednotlivosti (například jednotlivé kartotéční

zásuvky). Každá nejnižší prozatímní série obsahuje alespoň pořadové

číslo (průběžné číslo v rámci manipulačního seznamu), ukládací číslo,

obsahový popis, včetně dílčích evidenčních jednotek a dataci;



d) tiráž s údaji uváděnými u inventáře s výjimkou počtu popisných

jednotek a s výčtem a počtem dílčích evidenčních jednotek.



Ukládacím číslem se rozumí jedinečné označení evidenčních jednotek nebo

obalu, v nichž jsou uloženy.



2.2. Inventář a dílčí inventář



Inventář je základní archivní pomůcka. Vytvoří se k archivnímu souboru.

Dílčí inventář se vytvoří k uzavřené části archivního souboru

(například u neuzavřených archivních souborů). V inventáři i dílčím

inventáři se archiválie popisují v rámci inventárního seznamu, a to v

sériích 1 až n hierarchické úrovně popisu, složkách a jednotlivostech

podle příslušného pořádacího schématu.



Složky se člení podle evidenčních jednotek. Maximální rozsah jednotky

popisu pro tento typ pomůcky je jeden karton, jeden dataset (datový

balíček) nebo jiná jednotka odpovídající tomuto rozsahu (například

kartotéční zásuvka, krabice, fascikl, obálka). Pokud je rozsah

archiválií v této složce větší než jeden karton, jeden dataset (datový

balíček) nebo jiná jednotka odpovídají tomuto rozsahu, složka se

rozepíše v podsložkách.



Inventář obsahuje titulní list, úvod se seznamem použitých pramenů a

literatury, pokud jsou účelné, inventární seznam, rejstříky, pokud jsou

účelné, a tiráž. Jeho součástí jsou dále obsah a přílohy k úvodu

(například registraturní plány, schéma archivní struktury archivního

souboru, konkordanční tabulky, seznamy používaných zkratek, převody

starších a cizojazyčných místních názvů na současné tvary).



Titulní list inventáře obsahuje



a) název archivu nebo kulturně vědecké instituce nebo jméno, popřípadě

jména, a příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu správce resp.

držitele archiválií, jde-li o fyzickou osobu; pokud je správcem popř.

držitelem archiválií podnikatel, obsahuje titulní list jeho jméno,

popřípadě jména, a příjmení, případně dodatek odlišující osobu

podnikatele nebo druh podnikání vztahující se k této osobě nebo jí

provozovanému druhu podnikání, identifikační číslo osoby a adresu místa

podnikání; je-li správcem, případně držitelem archiválií právnická

osoba, obsahuje jeho název nebo obchodní firmu, identifikační číslo

osoby a adresu sídla,



b) název archivní pomůcky,



c) časové rozmezí archivní pomůcky totožné s časovým rozsahem

archivního souboru nebo jeho části zachycené archivní pomůckou včetně

prior a posterior,



d) druh archivní pomůcky,



e) číslo evidenčního listu Národního archivního dědictví archivního

souboru, jehož archiválie jsou popsány v archivní pomůcce,



f) evidenční číslo archivní pomůcky,



g) jméno, popřípadě jména, a příjmení zpracovatele archivní pomůcky,



h) místo a rok vyhotovení archivní pomůcky.



Úvod inventáře obsahuje kapitoly



a) vývoj původce archiválií, kterým se rozumí organizační a kompetenční

vývoj instituce s citováním příslušných právních norem; u osobních

fondů životopisy osob (v elektronické podobě je možno použít odkazu na

údaj v evidenci původců),



b) vývoj a dějiny archivního souboru nebo jeho části, kterým se rozumí

popis registratury původce archivního souboru s uvedením jejího vývoje

s údaji o uložení písemností, jejich zpracování a případných ztrátách

před převzetím do archivu,



c) archivní charakteristika archivního souboru, kterou se rozumí rozbor

stavu zachovalosti, popis a zdůvodnění zvolené pořádací metody a

struktury archivní pomůcky, záznam o vyřazení duplikátů a jednotlivin

nearchivní povahy,



d) stručný rozbor obsahu archivního souboru,



e) záznam o uspořádání archivního souboru a sestavení archivní pomůcky,

kterým se rozumí určení osoby, která archivní pomůcku zpracovala, v

rozsahu jméno, popřípadě jména, a příjmení, datum zpracování a archiv,

ve kterém byla archivní pomůcka zpracována, určení osoby, která

sestavila inventář v rozsahu jméno, popřípadě jména, a příjmení a datum

sestavení, a uvedení pramenů a literatury užitých pro sestavení

inventáře.



Tiráž inventáře se umístí na poslední straně archivní pomůcky a

obsahuje



a) název archivní pomůcky totožný s názvem archivního souboru s

případnou specifikací jeho částí,



b) značku archivního souboru, pokud existuje,



c) časové rozmezí archiválií popsaných v archivní pomůcce totožné s

časovým rozsahem archivního souboru nebo jeho části zachycené archivní

pomůckou,



d) počet evidenčních jednotek zpřístupněných archivní pomůckou; v

závorce se specifikují počty druhů dílčích evidenčních jednotek

odpovídající rubrikám evidenčního listu Národního archivního dědictví,



e) počet jednotek popisu, které lze na základě archivní pomůcky

zpřístupnit,



f) rozsah archivní pomůckou zpřístupněných archiválií v běžných

metrech,



g) datum vytvoření archivní pomůcky,



h) jméno, popřípadě jména, a příjmení zpracovatele archivního souboru,



i) jméno, popřípadě jména, a příjmení zpracovatele archivní pomůcky,

popřípadě údaj o zpracovateli úvodu k archivní pomůcce, je-li jiný než

zpracovatel archivní pomůcky,



j) počet stran archivní pomůcky,



k) údaje o tom, kdo archivní pomůcku schválil, s uvedením data

schválení a jednoznačné identifikace dokumentu o jejím schválení.



2.3. Katalog



Katalog je základní archivní pomůcka. Jde o typ pomůcky, který se

vytvoří v případě speciálních typů archiválií nebo jejich výjimečné

části (například prezidiální tisky), které vyžadují zvláštní pozornost.

Katalog se vytvoří k archivnímu souboru nebo jeho části. V katalogu

jsou archiválie popsány pomocí katalogových záznamů. Archivní fond je

při katalogizaci členěn do sérií 1 až n hierarchické úrovně popisu,

složek, jednotlivostí a podle příslušného pořádacího schématu až po

části jednotlivostí. Požadovaný rozsah jednotky popisu pro tento typ

pomůcky je konkrétní archiválie nebo její část. Její popis tvoří

katalogový záznam.



Katalog obsahuje titulní list, obsah, úvod se seznamem použitých

pramenů a literatury, katalogové záznamy, rejstříky a tiráž. Jeho

součástí jsou dále obsah a přílohy k úvodu (například registraturní

plány, schéma archivní struktury fondu nebo sbírky, konkordanční

tabulky, seznamy používaných zkratek, převody starších a cizojazyčných

místních názvů na současné tvary).



Titulní list katalogu obsahuje totožné údaje jako titulní list

inventáře. Úvod katalogu obsahuje totožné kapitoly jako úvod inventáře.

Části úvodu katalogu v digitální podobě mohou odkazovat na údaje z

jiných registrů. Tiráž katalogu obsahuje totožné údaje jako tiráž

inventáře s výjimkou počtu popisných jednotek a dále údaj o počtu

katalogových záznamů.



2.4. Jiné archivní pomůcky



Za archivní pomůcku se dále považují prozatímní inventární seznam,

inventář, dílčí inventář, sdružený a skupinový inventář a katalog

vytvořený podle dřívějších pravidel.



2.5. Jednotky popisu archiválií v archivních pomůckách



Pro popis archiválií v archivních pomůckách se využijí jednotky popisu

archiválií v archivních pomůckách, kterými jsou



a) série,



b) složka,



c) jednotlivost



Série



Série je jednotka popisu, která vyjadřuje souvislosti mezi skupinami

archiválií v rámci archivního souboru. Série jsou zpravidla tvořeny na

základě původní spisové manipulace (například podle manipulačního

období, organizačního členění původce, způsobu shromažďování a správy

dokumentů) nebo na základě umělého pořádacího schématu, věcné

(agendové) souvislosti, formální anebo obsahové příbuznosti. V případě,

že si vnitřní uspořádání celku vyžaduje další členění, obsahuje každá

série nižší série 1 až n hierarchické úrovně popisu potřebné k

vyjádření všech úrovní hierarchické struktury této činnosti či

uspořádání. Nejnižší série obsahuje složky a jednotlivosti.



Složka



Složka je jednotka popisu, která popisuje archiválie evidované

prostřednictvím evidenčních jednotek karton, fascikl, digitální

archivní jednotka (DAJ) (například spisy a typové spisy, korespondence,

účty) a soubory jednotlivostí (například soubor fotografií). Pokud jsou

archiválie uloženy ve více evidenčních jednotkách [karton, fascikl,

digitální archivní jednotka (DAJ)] nebo pokud je třeba vyjádřit

souvislosti mezi částmi složky, vytvoří se podsložky 1 až n

hierarchické úrovně popisu.



Jednotlivost



Jednotlivost je jednotka popisu, která popisuje archiválie evidované

prostřednictvím evidenčních, případně dílčích evidenčních jednotek.

Jedná se zejména o listiny, úřední knihy, rukopisy, podací protokoly

nebo podací deníky, indexy, elenchy a repertáře, kartotéky, pečetidla,

razítka, samostatné pečeti a otisky typářů, mapy, mapová díla, atlasy,

technické výkresy, grafické listy, kresby, fotografie na papírové

podložce, fotografické desky, listové filmy, svitkové filmy, kinofilmy,

mikrofilmy, mikrofiše, fotoalba, digitální videozáznamy,

kinematografické záznamy, tisky, pohlednice, plakáty, cenné papíry,

štočky, předměty numismatické povahy, předměty faleristické povahy.

Jednotlivosti se v případě potřeby dále dělí na části jednotlivosti 1

až n hierarchické úrovně popisu.



Jednotlivosti, případně části jednotlivosti jsou dále archiválie nebo

jejich části na nejnižší úrovni v rámci složek a podsložek (například

protokol ve spisu, fotografie ve spisu, jedna sekce mapy).



3. Speciální archivní pomůcky



Speciálními archivními pomůckami jsou rejstřík, tematický katalog,

soupis archiválií a tematický rejstřík. Archiválie opatřené speciální

archivní pomůckou se považují za inventarizované.



3.1. Rejstřík



Rejstřík je abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický nebo

názvový) a věcný ukazatel sloužící k podrobné orientaci v obsahu

archivního souboru nebo jeho částí. Obsahuje titulní list, úvod, obsah,

seznam použité literatury, rejstříkové záznamy a tiráž.



3.2. Tematický katalog



Tematický katalog je soupis jednotlivých archiválií tvořený

katalogizačními záznamy k vymezenému tématu z jednoho nebo více

archivních souborů s přesnými údaji o jejich uložení. Náležitosti

tematického katalogu jsou totožné s náležitostmi katalogu.



3.3. Soupis archiválií



Soupis jednotlivých archiválií je soupis tvořený obsahovými záznamy k

vymezenému tématu z jednoho nebo více archivních souborů s přesnými

údaji o jejich uložení.



3.4. Tematický rejstřík



Tematický rejstřík je abecedně uspořádaný jmenný (osobní, geografický

nebo názvový) a věcný ukazatel vypracovaný k vymezenému tématu z

jednoho nebo více archivních souborů s údaji o jejich uložení.

Náležitosti tematického rejstříku jsou totožné s náležitostmi

rejstříku.



4. Referenční pomůcky



Za archivní pomůcku se považují rovněž referenční pomůcky vzniklé podle

dřívějších pravidel, kterými jsou soupis fondů, popis fondu, průvodce a

edice.



Příloha 3



VZOROVÝ BADATELSKÝ ŘÁD



Badatelský řád ... archivu v ... vydaný na základě § 36 písm. a) zákona

č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých

zákonů:



Čl. 1



Obecná ustanovení



(1) Nahlížet do archiválií lze jen po splnění podmínek stanovených v

zákoně a v prostorách k tomu určených (dále jen „badatelna“). Do

prostor, v nichž jsou archiválie uloženy, nemají žadatelé o nahlížení

(dále jen „badatel“) přístup.



(2) Badatel se při vstupu do badatelny zapíše do knihy návštěv

badatelny, kde uvede datum návštěvy, své jméno, popřípadě jména, a

příjmení a účel návštěvy. Do badatelny nemají přístup osoby znečištěné,

pod vlivem alkoholu, drog anebo jiných psychotropních látek nebo osoby

ozbrojené.



(3) V badatelně archivu badatel pravdivě vyplní badatelský list, který

je i žádostí o nahlížení do archiválií. Badatel prokáže svou totožnost

platným občanským průkazem, cestovním pasem nebo jiným obdobným

průkazem totožnosti zaměstnanci pověřenému službou a dozorem v

badatelně (dále jen „dozor v badatelně“), který zkontroluje správnost

údajů uvedených v badatelském listu. V případě elektronického

badatelského listu je badatelský list vyplňován dozorem v badatelně za

plné účasti badatele, který po vytištění badatelského listu zkontroluje

všechny údaje a badatelský list podepíše. Nový badatelský list badatel

vyplňuje vždy pro každý kalendářní rok, ve kterém nahlíží do

archiválií, při každé změně účelu nahlížení a při každé změně tématu

studia.



(4) Není-li badatel schopen dozoru v badatelně prokázat svou totožnost

platným občanský průkazem, cestovním pasem nebo jiným obdobným průkazem

totožnosti, nahlížení do archiválií se mu odepře.



(5) Badateli se archiválie předkládají na základě jeho výslovného

požadavku, který může archivu předběžně zaslat také prostřednictvím

držitele poštovní licence nebo zaslat anebo oznámit prostředky

elektronické komunikace (e-mail, fax, telefon), a to na kontaktní

adresy archivem zveřejněné na jeho úřední desce, zřizuje-li ji, a na

jeho internetových stránkách. Pokud požadavek zaslaný v písemné podobě

neobsahuje veškeré údaje stanovené v odstavci 6 nebo pokud je formulace

požadavku na předložení archiválií nejasná, nepřesná nebo nekonkrétní,

považuje se takto zaslaný požadavek za informativní a badateli na jejím

základě mohou být připraveny pouze archiválie, u kterých není pochyb,

že mají být předmětem nahlížení.



(6) Badatel vyplní v badatelně formulář požadavků na předložení

archiválií pro nahlížení s uvedením svého jména, popřípadě jmen,

příjmení, tématu studia, názvu archivního souboru, čísla kartonu,

knihy, popřípadě inventárního čísla nebo signatury či folia, které žádá

ke studiu, a opatří ho svým podpisem a datem zpracování. Formulář

požadavků na předložení archiválií pro nahlížení je přílohou

badatelského listu. Pokud badatel využil postupu pro vyžádání

archiválií k nahlížení podle odstavce 5 a jeho požadavek splňoval

náležitosti formuláře podle tohoto odstavce, připojí se k badatelskému

listu archivu badatelem doručený dokument. Pokud byl archivu doručen

neúplný nebo nepřesný požadavek, vyplní v badatelně formulář požadavků

na předložení archiválií pro nahlížení. V případě, že badatel

postupoval podle odstavce 5 a požaduje předložení dalších archiválií,

než o které předběžně požádal, vyplní formulář požadavků na předložení

archiválií pro nahlížení pouze v rozsahu nově požadovaných archiválií

pro nahlížení.



(7) Badatel před vstupem do badatelny odloží plášť, příruční zavazadla

a jiné obdobné věci na místě k tomu určeném. Do badatelny může badatel

vstupovat pouze s perem, tužkou, vlastními volnými listy papíru bez

desek a záznamovým zařízením, jako je fotoaparát, kamera, příruční

skener nebo přenosný počítač bez pouzdra. Po ukončení studia předloží

badatel své věci ke kontrole za účelem zjištění, zda neodnáší

archiválie z badatelny (zejména rozevře přenosný počítač, skener,

předloží přinesené listy papíru). Věci, které si badatel s sebou do

badatelny přináší, předloží na vyžádání ke kontrole i před zahájením

studia v badatelně.



(8) V badatelně je nutné zachovávat klid a respektovat studijní

prostředí, které nesmí být narušováno hlukem, hlasitou komunikací s

dalšími badateli, nadměrným pohybem po badatelně a obdobnými rušivými

projevy, které neodpovídají účelu návštěvy v badatelně. V badatelně

není dovoleno kouřit, jíst, pít a telefonovat. U přístrojů, které si

badatel případně se souhlasem dozoru badatelny přináší do badatelny,

vypne badatel veškeré zvukové signály.



Čl. 2



(1) Při nahlížení se badatel řídí pokyny dozoru v badatelně. Dozor v

badatelně může na badateli požadovat, aby při pořizování výpisů a

poznámek z některých druhů archiválií používal pouze obyčejné tužky

střední tvrdosti. Dozor v badatelně není povinen poskytovat badateli

pomoc při čtení textu archiválií, jeho překládání do jiných jazyků,

podávání výkladu o historických reáliích souvisejících s archiváliemi

apod.



(2) Při nahlížení badatel archiválie co nejvíce šetří. Archiválie nelze

používat jako psací podložky, přímo z nich kopírovat průpisovým

papírem, podtrhávat v nich, škrtat nebo do nich vpisovat nebo je

používat jiným způsobem či k jinému účelu než je nahlížení. Fyzické

poškození archiválie badatelem má za následek, že badateli bude s

okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.



(3) Badatelům se zakazuje vynášet archiválie z badatelny. Vynesení

jakékoliv archiválie z badatelny má za následek, že badateli bude s

okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.



(4) Do archiválií vyžádaných badatelem může nahlížet současně jen jedna

osoba, a to badatel, do jehož badatelského listu byly předložené

archiválie zapsány. V odůvodněných případech (například didaktických,

při exkurzích) může dozor v badatelně povolit nahlížení více osobám.



(5) K nahlédnutí se badateli předkládají archiválie ve lhůtě, v

celkovém množství a v množství na jeden návštěvní den podle provozních

podmínek a technických možností archivu s přihlédnutím k významu a

účelu nahlížení. Předkládá se vždy jen takové množství archiválií,

jejichž počet a stav při vracení může dozor v badatelně bez obtíží

zkontrolovat.



(6) Archiv nevyhradí badateli archiválie v badatelně, nezahájí-li

badatel nahlížení do archiválií do třiceti kalendářních dnů od

sjednaného dne pro jejich předložení nebo přeruší-li nahlížení na dobu

delší třiceti dnů. Archiválie jsou v badatelně badateli vyhrazeny po

dobu nezbytnou k nahlížení. Pokud badatel do vyhrazených archiválií

nenahlíží soustavně nebo pravidelně a pokud vyhrazené archiválie sám

nevrátí, považují se archiválie za vyhrazené na dobu tří měsíců od data

objednání. Po uplynutí této doby lze v odůvodněných případech

prodloužit rezervaci na další období, zpravidla na dobu nejdéle do

konce kalendářního roku. Při prodloužení se přihlédne též k tomu, zda

jsou další žadatelé o nahlížení do předmětných archiválií.



(7) Archiv umožní nahlížet do archiválií jinému badateli, než který si

tyto archiválie vyžádal k nahlížení jako první tehdy, jestliže badatel,

kterému jsou vyhrazeny jako prvnímu, dá k takovému nahlížení druhým

badatelem souhlas nebo jestliže každý z těchto badatelů prokazatelně

nahlíží do těchto archiválií za jiným účelem nebo studuje jiné téma. V

případě, že by došlo k souběžnému nahlížení dvěma a více badateli,

archiv umožní nahlížení do těchto archiválií jen tomu badateli, kterému

je archiv vyhradil jako prvnímu. Ve sporných případech rozhoduje osoba

stojící v čele archivu.



Čl. 3



(1) V badatelně je možné při splnění dozorem stanovených podmínek

(například zachování klidu v badatelně), a pokud nebudou ostatní

badatelé obtěžováni, používat vlastní reprodukční zařízení k pořizování

reprodukcí archiválií pro osobní studijní potřebu badatele jen se

souhlasem dozoru v badatelně. Souhlas se vyjádří podpisem na badatelem

vyplněné písemné žádosti, jejíž vzor je přílohou vzorového badatelského

řádu. Tím není dotčena ochrana případných vlastnických a autorských

práv a práv souvisejících.



(2) Badatel po ukončení nahlížení do archiválií své místo v badatelně

zanechá v řádném stavu. Výpisy, poznámky a jiné pomůcky či věci v

badatelně nezanechává, nýbrž si je odnáší s sebou.



(3) Po každém ukončení nahlížení do archiválií je badatel povinen

vrátit archiválie v počtu, sledu a stavu, v jakém mu byly předloženy.

Porušení má za následek, že badateli bude s okamžitou platností

ukončeno povolení nahlížet do archiválií.



(4) Dozor v badatelně je povinen zkontrolovat počet a stav badatelem

vrácených archiválií a potvrdit svým podpisem jejich řádné vrácení v

badatelském listu ještě před odchodem badatele z badatelny.



(5) Informace získané z archiválií užívá badatel jen k účelu uvedenému

v badatelském listu. Při jejich využití ve vědeckých nebo jiných

pracích nebo zveřejnění se uvádí alespoň název archivu a využitých

archivních souborů, a bližší označení archiválií (citace), z nichž bylo

čerpáno.



(6) Jestliže badatel publikoval práci, která vznikla na základě

nahlížení do archiválií uložených v archivu, zašle příslušnému archivu

jeden její výtisk (například editace archiválií). Jestliže čerpal z

archiválií uložených ve více archivech, zašle publikovanou práci pouze

archivu, z jehož archiválií čerpal nejvíce; ostatním archivům sdělí

bibliografické údaje o publikované práci, případně zašle dílo

elektronicky ve formátu PDF.



Čl. 4



Využívání archivních pomůcek



(1) Archiv umožňuje badatelům nahlížení do archivních pomůcek.



(2) S archivními pomůckami předloženými k nahlížení, pokud nejsou

úředními díly a pokud splňují znaky předmětu ochrany podle autorského

zákona, se zachází jako s literárními díly.



Čl. 5



Pořizování reprodukcí archiválií



Reprodukce archiválií poskytuje archiv z archiválií, které badatel

studuje nebo potřebuje pro účely úřední nebo vlastní práce uvedené v

badatelském listu v závislosti na případném předem uděleném souhlasu

vlastníka archiválií nebo na ochraně případných autorských práv a práv

souvisejících. Reprodukce archiválií se poskytují v závislosti na

provozních podmínkách a technických možnostech archivu. Reprodukce

archiválií, u nichž to nedovoluje jejich fyzický stav, se neposkytují.



Čl. 6



Zapůjčování archiválií za účelem studia mimo archiv



(1) Zapůjčování originálů archiválií k nahlédnutí do jiného archivu,

než jsou uloženy, povoluje osoba stojící v čele archivu výjimečně, s

přihlédnutím ke smyslu, účelu a okolnostem jejich využívání,

bezpečnosti převozu a zajištění ochrany archiválií v místě dočasného

uložení a s ohledem na náklady s tím spojené. Archiválie nelze zasílat

poštou, nýbrž se vždy za předem dohodnutých podmínek převážejí

pověřeným zaměstnancem určeným osobou stojící v čele archivu, který

archiválie zapůjčuje.



(2) Zapůjčování originálů archiválií mimo archiv povoluje osoba stojící

v čele archivu výjimečně a za podmínek podle odstavce 1 pouze

vlastníkovi, případně původci archiválií, a státnímu orgánu, kulturně

vědecké instituci pro jí pořádané výstavy nebo jiné veřejné prezentace,

orgánu územní samosprávy a osobám, které jsou podle zvláštního právního

předpisu oprávněny nahlížet do dokumentů, pokud to účel nahlédnutí z

důvodu výkonu úřední funkce vyžaduje. Zapůjčení originálů archiválií

nelze odmítnout původci archiválií, jestliže archiválie uložil v

archivu na základě smlouvy o úschově nebo na základě darovací či kupní

smlouvy a zapůjčení archiválií si ve smlouvě vymínil.



(3) Pokud archiválie uložená ve veřejném archivu není ve vlastnictví

České republiky, právnické osoby zřízené zákonem nebo územního

samosprávného celku, je k zapůjčení archiválie nezbytný písemný souhlas

jejího vlastníka.



(4) Při zapůjčování archiválií je archiv povinen vystavit vypůjčiteli

revers, obsahující



a) přesný soupis zapůjčovaných archiválií,



b) účel výpůjčky,



c) datum výpůjčky a lhůtu vrácení archiválií,



d) jméno, příjmení a adresu místa pobytu na území České republiky nebo

adresu bydliště v cizině vypůjčitele podle průkazu totožnosti, pokud

jde o fyzickou osobu nebo,



e) v případě právnické osoby adresu sídla vypůjčitele a jméno a

příjmení jím pověřené osoby,



f) vlastnoruční podpis vypůjčitele nebo jím pověřené osoby, jde-li o

fyzickou osobu; v případě pověřené osoby se současně uvede její jméno,

popřípadě jména, příjmení a adresa místa pobytu na území České

republiky nebo adresa bydliště v cizině podle průkazu totožnosti a

datum předložené plné moci,



g) vlastnoruční podpis statutárního orgánu vypůjčitele nebo jím

pověřené osoby připojený k názvu nebo obchodní firmě právnické osoby,

který je vypůjčitelem; obsahuje-li podpisový vzor osob jednajících za

právnickou osobu otisk razítka, připojí se k podpisu rovněž otisk

razítka právnické osoby.



(5) Zapůjčené archiválie se zapíší v archivu do zvláštní knihy výpůjček

a zápůjček.



(6) Jestliže vypůjčitel nevrátí zapůjčené archiválie v dohodnuté lhůtě,

a nedohodne prodloužení lhůty, nebudou mu další požadované archiválie

zapůjčovány až do doby vrácení zapůjčených archiválií.



Čl. 7



Využívání knihovny archivu



Badatel může využívat knih, časopisů a novin z knihovny archivu v

souvislosti s jeho studijním tématem a v jeho rozsahu. Studijní

využívání knih, časopisů a novin z knihovny archivu se řídí výpůjčním

řádem, který vydá osoba stojící v čele archivu.



Čl. 8



Exkurze do archivu



Při exkurzi do archivu se návštěvníci zapisují do knihy návštěv

badatelny. Vstup do jiných prostor archivu než do badatelny archivu

povoluje osoba stojící v čele archivu a uskutečňuje se pouze v

doprovodu jím pověřeného zaměstnance.



Čl. 9



Úhrady za služby poskytované archivy



Výše úhrady nákladů spojených s pořízením výpisu, opisu nebo kopie

archiválie v analogové podobě anebo s pořízením repliky archiválie v

digitální podobě, nákladů spojených s vyhledáním archiválií a jejich

dalším zpracováním a nákladů spojených s pořízením rešerše z archiválií

se řídí ceníkem služeb.



Čl. 10



Závěrečná ustanovení



Poruší-li badatel některou ze základních povinností uložených

badatelským řádem, může mu být další nahlížení do archiválií odepřeno,

popřípadě udělený souhlas odvolán.



V ...... dne ....... Podpis ..........



Příloha č. 1 badatelského řádu



Vzor



BADATELSKÝ LIST (vyplňuje badatel)









Příloha č. 2 badatelského řádu



Vzor



Doklad o předložených a navrácených archiválií (vyplňuje dozor v

badatelně)







Příloha č. 3 badatelského řádu



Vzor



Žádost o souhlas s použitím vlastního reprodukčního zařízení







Příloha 4



Sazebník maximální výše úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb

veřejnými archivy



A.



Pořízení výpisu nebo opisu archiválií včetně vyrozumění o negativním

nálezu a ověřování kopií pořízených veřejnými archivy



1. Pořízení výpisu nebo opisu archiválie



50,- Kč za každou i započatou stránku

archivem zpracovávanéhovýpisu nebo opisu.



2. Ověření shody kopie archiválie s jejím originálem uloženým v archivu a pořízené archivem

podle písmena B bodu 1

30,- Kč za každou započatou ověřovanou stránku.



B.



Reprodukce archiválií

1. Elektrografické kopírování (Kč/1 list reprodukce)



černobílé jednostranné:

A4 A3

1.1.1.1. z volných listů 5,- Kč 8,- Kč

1.1.1.2. z vázaných listů 7,- Kč 12,- Kč



černobílé oboustranné:

A4 A3

1.1.2.1. z volných listů 8,- Kč 12,- Kč

1.1.2.2. z vázaných listů 17,- Kč 22- Kč



barevné jednostranné:

A4 A3

1.2.1.1. z volných listů 25,- Kč 38,- Kč

1.2.1.2. z vázaných listů 33,- Kč 46,- Kč

barevné oboustranné:

A4 A3

1.2.2.1. z volných listů 40,- Kč 60,- Kč

1.2.2.2. z vázaných listů 53,- Kč 80,- Kč



2. Mikrografické práce



Pořízení mikrozáznamu

1 políčko 35 mm mikrofilmu 45 x 35 mm 32,- Kč

1 políčko 35 mm mikrofilmu 24 x 35 mm 20,- Kč



Kopírování mikrozáznamů

1 políčko bez rozdílu velikosti 15,- Kč



Zhotovení zpětné zvětšeniny z 35 mm mikrozáznamu na běžný kancelářský papír

formát A4 a A3 20,- Kč





3. Digitální reprodukce



Zhotovení digitální reprodukce dvourozměrné předlohy

3.1.1. skenování předloh do formátu A4 včetně 25,- Kč

3.1.2. skenování předloh do formátu A3 včetně 60,- Kč

3.1.3. skenování velkých formátů do formátu A0+ včetně 300,- Kč

3.1.4. snímek předlohy do formátu A3 včetně

digitálním fotoaparátem 200,- Kč

3.1.5. snímek předlohy formátu větší než A3

digitálním fotoaparátem 300,- Kč

3.1.6. skenování archiválií na průhledné podložce

(například mikrofilm, deska) jednoho pole

- skenování z pásu filmu 20,- Kč

- skenování fyzicky odděleného filmového pole 50,- Kč

3.1.7 spojování několika vytvořených digitálních

fotografií z velkorozměrné předlohy do 1 obrázku

500,- Kč/1 hodina výkonu

Zvýšení rozlišení o každých započatých 100 dpi nad 300 dpi 20,- Kč



Zhotovení digitální reprodukce trojrozměrné předlohy

3.2.1. 1 dokumentační snímek (náhledový) malých a středně

velkých rozměrů pořízený digitálním fotoaparátem 350,- Kč

3.2.2. 1 ateliérový snímek (pro tisk) malých a středně

velkých rozměrů pořízený digitálním fotoaparátem 1 500,- Kč

3.3. Poskytnutí digitální reprodukce již dříve

digitalizované předlohy (1 obraz) 25,- Kč

3.4. Zpřístupňování digitálních reprodukcí archiválií

v analogové podobě, archiválií v digitální podobě a

replik archiválií způsobem umožňujícím dálkový přístup

se nezpoplatňuje.

3.5. Zápis dat

3.5.1. CD včetně zápisu dat 40,- Kč

3.5.2. DVD včetně zápisu dat 60,- Kč



Maximální výše úhrad pro nově zhotovované digitální reprodukce nebo repliky

archiválií v digitální podobě jsou stanoveny pro případy, kdy se tyto

poskytují v barvě s barevnou hloubkou 24 bitů nebo vyšší, v základním

rozlišení 300 dpi, ve formátu JPG, PDF/A, TIFF, PNG nebo RAW, bez

grafických úprav.



C.



Potvrzování shody

1. kopie archiválie v analogové podobě nebo její digitální repliky s archiválií

v analogové podobě uložené v archivu

1.1 za zpracování potvrzující doložky 50,- Kč

1.2 za vyhledání archiválie a pořízení kopie archiválie v analogové

podobě nebo její digitální repliky 100,- Kč/hod.



2. repliky archiválie v digitální podobě s archiválií v digitální podobě nebo

s replikou archiválie v digitální podobě uloženou v archivu

2.1 za zpracování potvrzující doložky 50,- Kč

2.2 za vyhledání archiválie a pořízení repliky archiválie v digitální podobě

100,- Kč/hod.



3. Potvrzení shody kopie archiválie v analogové podobě nebo její digitální repliky

s archiválií v analogové podobě uložené v archivu nebo repliky archiválie v digitální

podobě s archiválií v digitální podobě nebo s replikou archiválie v digitální podobě

uloženou v archivu se provádí vůči kopiím a replikám archiválií pořízených archivem.

Pokud se shoda potvrzuje vůči kopiím archiválií v analogové podobě, digitálním

reprodukcím archiválií v digitální podobě nebo replikám archiválií předkládaným

žadatelem o potvrzení shody, náleží archivu úhrada za zpracování potvrzující doložky

a úhrada za ověření shody, a to ve výši 1.000,- Kč.



Příloha 5



Nosnost podlah v prostorách pro uložení archiválií, teploty a relativní

vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výše průměrných

ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií



I.



Nosnost podlah v archivních depozitářích musí být minimálně



a) 10 kN.m-2 při použití stabilních regálů,



b) 12 kN.m-2 při použití posuvných regálů.



II.



V prostorách pro uložení archiválií se musí udržovat tyto hodnoty

teploty a relativní vlhkosti vzduchu:



Doporučená relativní vlhkost a teplota pro uložení archivních a

knihovních materiálů

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Teplota Relativní vlhkost

[st. C] [%]

-----------------------------------------------------

min. max. akcept. min. max. akcept.

změny změny

----------------------------------------------------------------------------------------------------

papír, optimální uložení 2 18 +/- 1 30 50 +/- 5

papír, pravidelné využívání 14 18 +/- 1 30 50 +/- 5

----------------------------------------------------------------------------------------------------

pergamen, kůže 2 18 1 st./h 50 60 3 %/h

----------------------------------------------------------------------------------------------------

fotografický film, černobílý, ester celulózy < 21 +/- 2 15 50 *

fotografický film, černobílý, polyester < 21 +/- 2 30 50 *

----------------------------------------------------------------------------------------------------

fotografický film, barevný, ester celulózy < 2 +/- 2 15 30 *

fotografický film, barevný, polyester < 2 +/- 2 25 30 *

----------------------------------------------------------------------------------------------------

fotografická deska, černobílá < 20 20 50 *

fotografická deska, barevná < 2 20 50 *

----------------------------------------------------------------------------------------------------

fotografický papír, černobílý 2 < 20 4/den 30 50 *

fotografický papír, barevný < 2 30 50 *

----------------------------------------------------------------------------------------------------

mikrofilm, černobílý, ester celulózy < 21 +/- 2 15 40 *

mikrofilm, černobílý, polyester < 21 +/- 2 30 40 *

----------------------------------------------------------------------------------------------------

vinylová gramofonová deska < 21 50

----------------------------------------------------------------------------------------------------

magnetická média (datová, audio, video) 17 < 20 20 30 *

----------------------------------------------------------------------------------------------------

optické disky podle hodnot stanovených výrobcem optických disků

----------------------------------------------------------------------------------------------------



* vyhnout se kolísání



III.



Průměrné roční náklady archivu na 1 běžný metr archiválií v listinné

podobě činí minimálně 1 250 Kč; v případě archiválií v jiné než

listinné podobě jsou průměrné roční náklady archivu vyšší, v závislosti

na charakteru a typu archiválie (zvukové, filmové a audiovizuální).



Vybraná ustanovení novel



Čl. II zákona č. 192/2009 Sb.



Přechodné ustanovení



Byla-li žádost o poskytnutí paušálního státního příspěvku podána přede

dnem nabytí účinnosti této vyhlášky, stanoví se výše paušálního

státního příspěvku podle dosavadních právních předpisů.



1) Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých

zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů.



2) Například zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění

pozdějších předpisů, zákon č. 21/1992 Sb., o bankách, ve znění

pozdějších předpisů, zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a

o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.



3) Zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších

předpisů.