Co-operative Associations Standard By-laws, Consolidation of

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CO-OPERATIVE ASSOCIATIONS ACT LOI SUR LES ASSOCIATIONS COOPÉRATIVES

CONSOLIDATION OF CO-OPERATIVE ASSOCIATIONS STANDARD BY-LAWS R.R.N.W.T. 1990,c.C-17

CODIFICATION ADMINISTRATIVE DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS TYPES DES ASSOCIATIONS COOPÉRATIVES R.R.T.N.-O. 1990, ch. C-17

AS AMENDED BY MODIFIÉ PAR R-089-95 (CIF 01/09/95) R-089-95 (EEV 1995-09-01)

This consolidation is not an official statement of the law. It is an office consolidation prepared for convenience of reference only. The authoritative text of regulations can be ascertained from the Revised Regulations of the Northwest Territories, 1990 and the monthly publication of Part II of the Northwest Territories Gazette (for regulations made before April 1, 1999) and Part II of the Nunavut Gazette (for regulations made on or after April 1, 1999).

La presénte codification administrative ne constitue pas le texte officiel de la loi; elle n’est établie qu'à titre documentaire. Seuls les règlements contenus dans les Règlements révisés des Territoires du Nord-Ouest (1990) et dans les parutions mensuelles de la Partie II de la Gazette des Territoires du Nord-Ouest (dans le cas des règlements pris avant le 1er avril 1999) et de la Partie II de la Gazette du Nunavut (dans le cas des règlements pris depuis le 1er avril 1999) ont force de loi.

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CO-OPERATIVE ASSOCIATIONS ACT LOI SUR LES ASSOCIATIONS COOPÉRATIVES

CO-OPERATIVE ASSOCIATIONS STANDARD BY-LAWS

RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS TYPES DES ASSOCIATIONS

COOPÉRATIVES

INTERPRETATION DÉFINITIONS

1. In these by-laws,

"Act" means the Co-operative Associations Act; (Loi)

"member" includes a joint member. (membre) R-089-95,s.2.

1. Les définitions qui suivent s'appliquent au présent règlement.

«Loi» La Loi sur les associations coopératives. (Act)

«membre» S'entend aussi d'un sociétaire conjoint. (member) R-089-95, art. 2.

MEETINGS ASSEMBLÉES

District Meetings Assemblées de district

2. (1) Where the association divides the area within which it operates into districts, the directors shall

(a) from time to time call meetings of members by districts and set the times and places of such meetings; and

(b) ensure that at least one meeting of the members in each district is held each year in each district before the date on which the annual meeting of the association is held.

2. (1) Les administrateurs de l'association qui divise en districts la zone où elle opère doivent :

a) convoquer régulièrement des assemblées des sociétaires, par district, et fixer le lieu et l'heure de ces assemblées;

b) s'assurer de tenir annuellement dans chaque district au moins une assemblée des sociétaires avant la date de l'assemblée générale de l'association.

(2) District meetings may be held for the following purposes:

(a) to review the financial results, progress, problems and business of the association;

(b) to elect delegates to attend the annual general meeting of the association, if the by-laws of the association so provide;

(c) to elect a director or directors to represent the district at meetings of the board of directors of the association, if the by-laws of the association so provide;

(d) to adopt resolutions or approve of recommendations for the benefit of delegates and others who will attend the annual meeting of the association.

(2) L'on peut tenir des assemblées de districts pour les motifs suivants :

a) pour examiner les résultats financiers, les progrès, les problèmes et les affaires de l'association;

b) pour élire des délégués à l'assemblée générale annuelle de l'association, si les règlements administratifs de l'association le prévoient;

c) pour élire un ou des administrateurs pour représenter le district aux réunions du conseil d'administration de l'association, si les règlements administratifs de l'association le prévoient;

d) pour adopter des résolutions ou approuver des recommandations au profit des délégués et des autres personnes qui seront présents à l'assemblée annuelle de l'association.

(3) Where district meetings are held in accordance with the provisions of this section, each member shall vote only at meetings held for the district in which he or

(3) Lors d'assemblées de districts tenues conformément aux dispositions du présent article, chaque sociétaire ne vote qu'aux assemblées convoquées pour le

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she resides. district dans lequel il réside.

(4) Where there is a dispute as to which district a member resides in, the directors of the association may, after considering the number of members in each district, decide in which district any member may belong and vote.

(4) Lorsque la question du district de résidence d'un sociétaire est en litige, les administrateurs de l'association peuvent, après avoir pris en considération le nombre de sociétaires dans chaque district, décider dans quel district un secrétaire réside et vote.

(5) Where a quorum is not present at any regularly called meeting of the members in a district to elect delegates, the directors have the power to continue the present delegates in office or to appoint others from the district to act as delegates who shall serve until their successors have been elected.

(5) Lorsqu'il n'y a pas quorum à une assemblée des sociétaires d'un district dûment convoquée pour élire des délégués, les administrateurs ont le pouvoir de proroger le mandat des délégués en place ou de nommer d'autres personnes du district pour agir à titre de délégués jusqu'à ce que leurs successeurs soient élus.

(6) The delegates of each district may meet together for

(a) the dispatch of business, (b) the election of a chairperson from their

number who shall be entitled to vote, and (c) the appointment of a secretary who may be

an officer of the association, and the delegates may regulate their meetings as they consider proper.

(6) Les délégués de chaque district peuvent se rencontrer pour :

a) l'expédition des affaires; b) l'élection parmi eux d'un président qui a le

droit de vote; c) la nomination d'un secrétaire qui peut être

un dirigeant de l'association. Ils peuvent établir pour leurs réunions les règles qu'ils considèrent appropriées.

(7) Questions arising at any meeting of the delegates of a district shall be decided by a majority vote, and where there is an equality of votes the motion or resolution before the meeting shall be declared, by the chairperson, as lost.

(7) Les questions soulevées aux réunions des délégués d'un district sont décidées à la majorité des voix; en cas de partage, le président déclare rejetée la proposition ou la résolution en cause.

(8) The delegates of each district shall cause to be kept minutes of all resolutions and proceedings at all meetings of the delegates of the district and of all business transacted by them and a copy of the minutes, certified by the chairperson and secretary of the meeting, shall without delay after the meeting be transmitted to the secretary of the association.

(8) Les délégués de chaque district font tenir à jour des procès-verbaux de toutes les résolutions et délibérations à leurs réunions, de même que toutes les affaires qui y sont traitées; copie des minutes, certifiée par le président et le secrétaire de cette assemblée, est transmise sans délai au secrétaire de l'association après la réunion.

(9) A meeting of the delegates of any district shall be called by the secretary of the association, at any time, at the written request of any three delegates for the district. R-089-95,s.3.

(9) Le secrétaire de l'association convoque, à la requête écrite de trois délégués d'un district, une réunion des délégués de ce district. R-089-95, art. 3.

First General Meeting Première assemblée générale

3. The business at the first general meeting of the association shall include the election of directors and the appointment of an auditor. R-089-95,s.4.

3. L'ordre du jour de la première assemblée générale de l'association comprend l'élection des administrateurs et la nomination d'un vérificateur. R-089-95, art. 4.

General Meetings and Notice Assemblées générales et avis de convocation

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4. (1) Every association shall hold an annual general meeting in every calendar year, and may provide for semi-annual, quarterly or other general meetings at which any matter affecting the association or its affairs may be dealt with.

4. (1) Les associations doivent tenir une assemblée générale annuelle au cours de chaque année civile; elles peuvent aussi prévoir des assemblées générales semestrielles, trimestrielles ou autres, lors desquelles peuvent être traitées toutes les questions qui touchent l'association ou ses affaires.

(2) A notice of every general meeting shall be mailed to each member and delegate entitled to attend the meeting not less than 10 days before the date of the meeting at the address given in the register of members, but where an extraordinary resolution is to be presented at the meeting, the notice

(a) shall be mailed at such time as to give each member or delegate not less than 30 days' notice; and

(b) shall specify the intention to propose the resolution as an extraordinary resolution.

R-089,s.5.

(2) Un avis de convocation aux assemblées générales est envoyé par la poste, au moins 10 jours avant la date de l'assemblée, à chaque sociétaire et délégué ayant droit d'y assister, à l'adresse inscrite au registre des sociétaires; cependant, lorsqu'une résolution spéciale doit être présentée à l'assemblée, l'avis de convocation :

a) est mis à la poste à temps pour donner à chaque sociétaire ou délégué un préavis d'au moins 30 jours;

b) précise l'intention de proposer la résolution à titre de résolution spéciale.

R-089-95, art. 5.

Notice of Special Meetings Avis de convocation aux assemblées extraordinaires

5. (1) The directors may, at any time, call a special meeting of the members or of the delegates or of the members and delegates, as the case may be, and where 10% of the members or 25% of the district delegates request the directors to call a special meeting for the purpose of disposing of specific business, the directors shall call a special meeting.

5. (1) Les administrateurs peuvent en tout temps convoquer une assemblée extraordinaire des sociétaires, des délégués ou des deux, selon le cas; de plus, lorsque 10 % des sociétaires ou 25 % des délégués de district le leur demandent, les administrateurs doivent convoquer une assemblée extraordinaire pour décider d'une affaire spécifique.

(2) Notice of all special meetings, together with a statement of the purpose of the meeting shall be mailed to each member and delegate entitled to attend the meeting, at least 10 days before the date of the meeting at the address given in the register of members, but where an extraordinary resolution is to be presented at the meeting, the notice

(a) shall be mailed at such time as to give each member or delegate not less than 30 days' notice; and

(b) shall specify the intention to propose the resolution as an extraordinary resolution.

(2) Avis de convocation aux assemblées extraordinaires, accompagné d'une déclaration précisant le but de l'assemblée, est envoyé par la poste à chaque sociétaire et délégué ayant le droit d'y assister au moins 10 jours avant la date de l'assemblée, à l'adresse inscrite au registre des sociétaires; cependant, lorsqu'une résolution spéciale doit être présentée à l'assemblée, l'avis de convocation :

a) est mis à la poste à temps pour donner à chaque sociétaire ou délégué un préavis d'au moins 30 jours;

b) précise l'intention de proposer la résolution à titre de résolution spéciale.

(3) No business other than that specified in the notice shall be transacted at a special meeting.

(3) Il ne peut être délibéré à une assemblée extraordinaire que des affaires précisées à l'avis de convocation.

Power of Supervisor to Call Meetings Pouvoir du directeur de convoquer des assemblées

6. (1) If the association fails to hold an annual general meeting, the Supervisor may call a general meeting of

6. (1) Si l'association fait défaut de tenir une assemblée générale annuelle, le directeur peut la

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the association to enable the members to secure such information regarding its affairs as they are entitled to receive under the Act and to deal with any matter affecting the association or its affairs.

convoquer pour permettre aux sociétaires d'obtenir les renseignements sur les affaires de l'association auxquels ils ont droit aux termes de la Loi et de traiter de toute question qui touche l'association et ses affaires.

(2) The Supervisor may call a special meeting of the association for the purpose of reporting to the members the result of any audit, examination or other investigation of the affairs of the association ordered or made by him or her. R-089-95,s.6.

(2) Le directeur peut convoquer une assemblée extraordinaire de l'association pour faire rapport aux membres du résultat d'une vérification, d'un examen ou d'une autre enquête sur les affaires de l'association qu'il a ordonnés ou faits. R-089-95, art. 6.

Proceedings Not Invalidated Travaux valides

7. The non-receipt by a member of a notice of a meeting does not invalidate the proceedings at the meeting.

7. Le fait qu'un sociétaire n'a pas reçu un avis de convocation à une assemblée ne rend pas nuls les travaux de cette assemblée.

Quorum at Meetings Quorum aux assemblées

8. (1) At any annual, semi-annual, general, special or district meeting of the association, four members or 10% of the members, whichever is the greater, shall constitute a quorum, but in no case shall the number of members which constitute a quorum be less than the number of directors plus one, except where all members are directors a majority shall constitute a quorum.

8. (1) Le quorum aux assemblées de l'association, qu'elles soient annuelles, semestrielles, générales, extraordinaires ou de district, est le nombre le plus élevé de quatre sociétaires ou 10 % des sociétaires; en aucun cas cependant le quorum ne doit être inférieur au nombre d'administrateurs plus un, sauf lorsque tous les membres sont administrateurs, auquel cas la majorité constitue le quorum.

(2) Where meetings of the association consist partly of delegates and partly of members, a quorum shall consist of 25% of the delegates entitled to attend providing those delegates represent at least 1/2 of the districts to be represented and 10% of the members entitled to representation, however, in no case shall a quorum exist where there are less than four representatives in attendance.

(2) Si les assemblées de l'association sont constituées à la fois de délégués et de sociétaires, le quorum est de 25 % des délégués en droit d'y assister, à condition qu'ils représentent au moins la moitié des districts à être représentés et 10 % des sociétaires en droit d'y être représentés; cependant, il ne peut jamais y avoir quorum lorsque moins de quatre représentants sont présents.

(3) Where the members of the association are represented exclusively by delegates, the delegates from 1/2 of the districts entitled to be represented constitute a quorum, provided that the total number of those delegates is not less than 25% of the delegates entitled to attend.

(3) Si les sociétaires de l'association ne sont représentés que par des délégués, les délégués de la moitié des districts en droit d'être représentés constituent le quorum, à condition que le nombre total de délégués ne soit pas inférieur à 25 % des délégués ayant droit d'assister à l'assemblée.

(4) At a meeting of the delegates of any district, a quorum is a majority of the delegates.

(4) Le quorum aux réunions des délégués d'un district est constitué de la majorité des délégués.

(5) The continuing delegates of each district may act notwithstanding any vacancy in their body, so long as their number is not reduced below the number fixed as a quorum for meetings.

(5) Les délégués qui demeurent en fonction peuvent agir malgré une vacance dans leurs rangs, en autant que leur nombre ne soit pas réduit en deça du nombre requis pour constituer le quorum.

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Adjournment Ajournement

9. If within two hours from the time appointed for any meeting of the members or delegates or members and delegates of the association a quorum is not present, the meeting shall stand adjourned until called again by the directors and the Supervisor shall be so notified.

9. S'il n'y a pas quorum deux heures après l'heure fixée pour une assemblée des sociétaires, des délégués ou des sociétaires et des délégués de l'association, l'assemblée est ajournée jusqu'à ce que les administrateurs la convoquent à nouveau, et le directeur en est avisé.

Meetings of the Directors Réunion des administrateurs

10. (1) Regular meetings of the directors shall be held at such times as may be required by the business of the association and, unless otherwise approved by the Supervisor, a meeting shall be held at least once every three months.

10. (1) Les administrateurs tiennent des réunions ordinaires, au besoin, pour l'expédition des affaires de l'association, mais au moins une fois par trimestre, sauf autorisation contraire du directeur.

(2) The president may call a special meeting of the directors at any time and he or she shall, on the written request of the majority of the directors, call a special meeting.

(2) Le président peut en tout temps convoquer une réunion extraordinaire des administrateurs; de même, il doit en convoquer une sur demande écrite de la majorité des administrateurs.

(3) The directors shall, by resolution, set out the manner in which notice for regular meetings of the directors shall be given.

(3) Les administrateurs établissent par résolution la procédure à suivre pour l'avis de convocation à leurs réunions ordinaires.

(4) Unless otherwise provided by resolution of the directors, the secretary shall mail to each director, not less than five days before a special meeting, a notice specifying the time, place and purpose of the special meeting.

(4) Sauf résolution des administrateurs au contraire, le secrétaire envoie par la poste à chaque administrateur, au moins cinq jours avant une réunion extraordinaire, un avis de convocation précisant l'heure, le lieu et le but de cette réunion.

(5) When all directors are present at any meeting of the directors, however called or notified, the meeting shall be deemed to have been regularly and properly constituted.

(5) Lorsque tous les administrateurs sont présents à une réunion des administrateurs, quel que soit le mode de convocation ou d'avis, la réunion est présumée avoir été régulièrement tenue.

(6) The quorum necessary for the transaction of business by the directors at a regular or special meeting is a majority of the directors.

(6) La majorité des administrateurs constitue le quorum nécessaire pour délibérer à une réunion ordinaire ou extraordinaire des administrateurs.

(7) Questions arising at any meeting of the directors shall be decided by a majority vote.

(7) Les questions soulevées aux réunions des administrateurs sont décidées à la majorité des voix.

(8) The president or other presiding officer may vote on any question, but shall not have a second or casting vote in the event of a tie.

(8) Le président ou le dirigeant qui agit à titre de président de séance peut voter sur toute question soulevée, mais, en cas de partage, ne bénéficie pas d'un second vote ou d'une voix prépondérante.

(9) If there is not a majority vote in favour of a motion, the motion shall be declared lost.

(9) Les propositions qui ne recueillent pas une majorité des voix sont déclarées rejetées.

ORDER OF BUSINESS AT MEETINGS ORDRE DU JOUR AUX ASSEMBLÉES

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Annual General Meeting Assemblée générale annuelle

11. The order of business at the annual general meeting of the association shall be as follows:

(a) call to order by the president or chairperson;

(b) reading and disposal of the minutes of the preceding annual general meeting;

(c) business arising out of the minutes; (d) reports of president, directors, manager,

treasurer and other officers; (e) reports of the auditors and consideration of

any financial statements; (f) discussion, consideration and disposal of

reports set out in paragraphs (d) and (e); (g) resolutions, recommendations and by-laws; (h) election of directors; (i) reports of special committees, and of

delegates from the association to other co- operative organizations and reports of other co-operatives;

(j) unfinished business; (k) election of auditors; (l) new business;

(m) adjournment. R-089-95,s.7.

11. L'ordre du jour à l'assemblée générale annuelle d'l'association est le suivant :

a) rappel à l'ordre par le président ou le président de séance;

b) lecture du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle et décision à son sujet;

c) affaires découlant du procès-verbal; d) rapports du président, des administrateurs,

du gérant, du trésorier et des autres dirigeants;

e) rapports des vérificateurs et examens des états financiers;

f) discussion et examen des rapports visés aux alinéas d) et e), et décision à leur sujet;

g) résolutions, recommandations et règlements administratifs;

h) élection des administrateurs; i) rapports des comités extraordinaires et des

délégués de l'association aux autres groupements coopératifs, ainsi que rapports des autres coopératives;

j) affaires en suspens; k) élection des vérificateurs; l) affaires nouvelles;

m) ajournement. R-089-95, art. 7.

Special Meetings of Members Assemblées extraordinaires des sociétaires

12. The order of business at a special meeting of the members shall be as follows:

(a) call to order by the president or chairperson;

(b) election of a chairperson if the president of the association or person who calls the meeting to order is not to be chairperson of the meeting;

(c) appointment of a secretary, if the secretary of the association is unable to act;

(d) reading of notice of meeting; (e) consideration and disposal of the matter for

which the meeting was called; (f) adjournment.

12. L'ordre du jour aux assemblées extraordinaires des sociétaires est le suivant :

a) rappel à l'ordre par le président ou le président de séance;

b) élection d'un président d'assemblée si différent du président de l'association ou de la personne qui a convoqué l'assemblée;

c) nomination d'un secrétaire si le secrétaire de l'association est dans l'impossibilité d'agir;

d) lecture de l'avis de convocation; e) examen de la question pour laquelle

l'assemblée a été convoquée, et décision sur celle-ci;

f) ajournement.

Regular Meetings of Directors Réunions ordinaires des administrateurs

13. The order of business at regular meetings of the directors shall be as follows:

(a) call to order by the president or, in his or

13. L'ordre du jour aux réunions ordinaires des administrateurs est le suivant :

a) rappel à l'ordre par le président ou, en son

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her absence, by the vice-president; (b) reading and disposal of the minutes of the

preceding meeting; (c) business arising out of the minutes; (d) manager's report on the condition of the

business; (e) discussion, consideration and disposal of

manager's report; (f) reports of special committees, if any; (g) discussion, consideration and disposal of

reports of special committees; (h) communications received from suppliers

since last meeting, if any; (i) other correspondence; (j) consideration and disposal of applications

for membership; (k) consideration and disposal of applications

for transfers and withdrawals from membership;

(l) reports of the educational or public relations committee, if the association has such a committee;

(m) new business; (n) adjournment.

absence, par le vice-président; b) lecture du procès-verbal de la dernière

réunion, et décision à son sujet; c) affaires découlant du procès-verbal; d) rapport du gérant sur l'état de l'entreprise; e) discussion et examen du rapport du gérant

et décision concernant ce rapport; f) rapports des comités extraordinaires, s'il en

est; g) discussion et examen des rapports des

comités extraordinaires et décision sur ces rapports;

h) communications reçues des fournisseurs depuis la dernière réunion, s'il en est;

i) autre correspondance; j) examen des demandes d'admission et

décision à leur sujet; k) examen des demandes de transfert et de

retrait et décision à leur sujet; l) rapport du comité de promotion ou de

relations publiques, s'il existe; m) affaires nouvelles; n) ajournement.

Special Meetings of Directors Réunions extraordinaires des administrateurs

14. The order of business at special meetings of the directors shall be as follows:

(a) call to order by the president or, in his or her absence, by the vice-president;

(b) reading of notice of special meeting; (c) consideration and disposal of the matter for

which the meeting was called; (d) adjournment.

14. L'ordre du jour aux assemblées extraordinaires des administrateurs est le suivant :

a) rappel à l'ordre par le président ou, en son absence, le vice-président;

b) lecture de l'avis de convocation de la réunion extraordinaire;

c) examen de la question pour laquelle la réunion a été convoquée, et décision concernant celle-ci;

d) ajournement.

VOTING VOTE

Eligibility to Vote Admissibilité au vote

15. Where the territory in which the association does business is divided into districts, each member shall have one vote at the meeting of the association for the district in which he or she resides. R-089-95,s.8.

15. Lorsque le territoire où l'association exerce ses opérations est divisé en districts, chaque sociétaire dispose d'une voix à l'assemblée de l'association pour le district où il réside. R-089-95, art. 8.

Method of Voting Mode de votation

16. (1) At any meeting of the association, a resolution put to the vote of the meeting shall be decided by a show of hands unless a poll is demanded by at least three members or delegates.

16. (1) Les résolutions soumises au vote aux assemblées de l'association sont décidées à main levée à moins qu'au moins trois sociétaires ou délégués ne demandent un scrutin.

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(2) If a poll is demanded it shall be taken by ballot, in such manner as the chairperson directs.

(2) Dans le cas où le scrutin est demandé, il se tient à l'aide de bulletins de vote, de la façon prescrite par le président d'assemblée.

(3) The chairperson of the meeting at which a show of hands takes place or at which a poll is demanded, shall have the right to vote, but shall not be entitled to a second or casting vote, in the event of a tie.

(3) En cas de vote, que ce soit à main levée ou par scrutin, le président de l'assemblée a le droit de vote, mais, en cas de partage, n'a pas de second vote ou de voix prépondérante.

(4) In case of an equality of votes, whether on a show of hands or on a poll, the motion shall be declared lost.

(4) En cas de partage, suite à un vote à main levée ou un scrutin, la proposition est déclarée rejetée.

ELECTION OF DIRECTORS ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS

Eligibility for Election Éligibilité

17. (1) A member whose application for membership has been approved by the directors and has been allotted a share or has paid his or her membership fee, if any, is eligible to be elected as a director of the association.

17. (1) Le sociétaire dont la demande d'admission a été approuvée par les administrateurs et à qui une part a été attribuée ou qui a payé ses droits d'admission, s'il y en a, est admissible au poste d'administrateur de l'association.

(2) Where the association is governed by delegates elected at district meetings, any member in good standing and any delegate who is a member of the association in good standing, is eligible to be elected a director of the association. R-089-95,s.9.

(2) Dans les cas où l'association est gérée par des délégués élus à des assemblées de district, les sociétaires en règle et les délégués qui sont sociétaires en règle de l'association sont éligibles au poste d'administrateur de l'association. R-089-95, art. 9.

Nominations Mises en candidature

18. (1) Where a vacancy on the board of directors is to be filled, candidates for the position shall be nominated either by written or oral nomination at a general or special meeting of the association.

18. (1) Si une vacance au conseil d'administration doit être comblée, les candidats au poste sont proposés oralement ou par écrit à une assemblée générale ou extraordinaire de l'association.

(2) The president may, with the approval of the directors, appoint at or before the meeting three members as a nominating committee who shall place in nomination one or more names for each vacancy, with provision being made for further nominations from the meeting.

(2) Le président peut, avec l'approbation des administrateurs, nommer, à l'assemblée ou avant celle-ci, un comité de mises en candidature de trois sociétaires qui proposera un ou plusieurs noms pour combler chaque poste vacant, en prévoyant la possibilité d'autres mises en candidature par l'assemblée.

(3) The consent of a candidate to fill a vacancy on the board of directors shall be obtained orally or in writing before he or she is nominated for the position.

(3) Avant que son nom ne soit proposé pour combler un poste vacant au sein du conseil d'administration, le candidat doit donner son consentement oral ou écrit.

(4) Every election shall be by secret ballot. R-089-95,s.10.

(4) Les élections se tiennent au scrutin secret. R-089-95, art. 10.

Method of Election Mode d'élection

19. (1) Unless the members or delegates provide 19. (1) À moins que les sociétaires ou les délégués ne

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otherwise by resolution, the method of electing directors shall be that, with only one ballot, the number of candidates receiving the highest number of votes shall be declared elected.

prévoient autrement par résolution, le mode d'élection des administrateurs est le suivant : lors d'un scrutin unique, les candidats qui recueillent le plus grand nombre de voix sont déclarés élus.

(2) Notwithstanding subsection (1) the members or delegates may, by a resolution carried by a majority of those present, provide that the following method of electing directors shall be adopted for the meeting:

(a) the candidates who have received the highest number of votes cast shall be declared elected, provided that every candidate elected shall be required to have a majority of all votes cast;

(b) if, on the first ballot, the number of candidates who have received a majority of all votes cast is not sufficient to fill all the vacancies, additional ballots shall be taken to fill the vacancies remaining, by dropping the name of the candidate with the smallest number of votes on ballot number one and so on until the vacancies have been filled.

(2) Par dérogation au paragraphe (1), les sociétaires ou délégués peuvent, par une résolution adoptée à la majorité des personnes présentes, prévoir que le mode suivant d'élection des administrateurs sera en vigueur à l'assemblée :

a) les candidats ayant recueilli le plus grand nombre de voix sont déclarés élus, à condition que chaque candidat élu ait recueilli une majorité des voix exprimées;

b) si, lors du premier scrutin, le nombre de candidats ayant reçu une majorité des voix exprimées est insuffisant pour combler tous les postes vacants, des scrutins additionnels sont tenus pour combler les postes qui demeurent vacants, en abandonnant le nom du candidat ayant recueilli le moins de voix lors du premier scrutin, et ainsi de suite jusqu'à ce que les postes vacants aient tous été comblés.

Number of Candidates Nombre de candidats

20. Where the number of candidates for election does not exceed the number of directors to be elected, all the candidates shall be declared elected.

20. Lorsque le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre d'administrateurs à élire, tous les candidats sont déclarés élus.

Voting for Directors to be Elected Vote pour les administrateurs à élire

21. Every member or delegate voting shall vote for the number of directors to be elected, and any ballot that contains the names of more or less than the number to be elected is void.

21. Les sociétaires ou délégués qui votent le font pour le nombre d'administrateurs à élire; les bulletins de vote qui contiennent plus ou moins de noms que le nombre à élire sont nuls.

Term of Office for Directors Mandat des administrateurs

22. (1) At the first general meeting of the association, three directors shall be elected where the association has fewer than 10 members and six, nine, or 12 directors shall be elected where the association has 10 or more members.

22. (1) Lors de la première assemblée générale de l'association, trois administrateurs sont élus lorsque l'association compte moins de 10 membres et six, neuf ou 12 administrateurs sont élus lorsque l'association compte plus de 10 membres.

(2) Of the directors elected at the first general meeting,

(a) 1/3 of the directors shall hold office until the third annual general meeting;

(b) 1/3 of the directors shall hold office until the second annual general meeting; and

(c) 1/3 of the directors shall hold office until

(2) À la suite de l'élection des administrateurs lors de la première assemblée générale :

a) 1/3 des administrateurs exercent leurs fonctions jusqu'à la troisième assemblée générale annuelle;

b) 1/3 des administrateurs exercent leurs fonctions jusqu'à la deuxième assemblée

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the first annual general meeting. générale annuelle; c) 1/3 des administrateurs exercent leurs

fonctions jusqu'à la première assemblée générale annuelle.

(3) Every director elected at an annual general meeting other than the first general meeting shall hold office for three years. R-089-95,s.12.

(3) Le mandat des administrateurs élus à une assemblée générale annuelle autre que la première assemblée générale est de trois ans. R-089-95, art. 12.

OFFICERS R-089-95,s.11,13.

DIRIGEANTS R-089-95, art. 11 et 13.

Election of Presiding Officers Élections des dirigeants

23. (1) The directors shall meet within 14 days after the first general meeting of the association, and within 14 days after each annual general meeting after that and shall elect for the current year, from their number, a president and one or more vice-presidents, and shall appoint a secretary-treasurer or secretary and treasurer, who may or may not be a member of the association.

23. (1) Dans les 14 jours suivant la première assemblée générale, et par la suite dans les 14 jours suivant chaque assemblée générale annuelle, les administrateurs se réunissent et élisent parmi eux, pour l'année courante, un président et un ou plusieurs vice-présidents; ils nomment aussi un secrétaire-trésorier ou un secrétaire et un trésorier qui peuvent ou non être sociétaires.

(2) The directors may at any time remove the president or any appointee from the office to which he or she has been elected or appointed by them and may elect or appoint, as the case may require, another person to fill the vacancy.

(2) Les administrateurs peuvent en tout temps destituer le président ou l'une des personnes qu'ils ont nommée ou élue et élire ou nommer, selon le cas, quelqu'un d'autre pour combler le poste vacant.

Election Report to the Supervisor Rapport de l'élection au directeur

24. A report of the results of every election including elections at the first general meeting, the annual general meeting and any special meeting called for that purpose, or elections by directors to fill vacancies, the removal of directors, and the election and appointment of officers by the directors, shall be forwarded to the Supervisor by the secretary of the association within 15 days after the date on which the election, removal or appointment took place and the report shall state

(a) the name, address and occupation of the person elected, appointed or removed; and

(b) the position to which the person was elected, appointed or removed from and the period during which he or she will hold office.

24. Le secrétaire de l'association fait parvenir au directeur un rapport des résultats de chaque élection, y compris les élections tenues à la première assemblée générale, à l'assemblée générale annuelle et à toute assemblée extraordinaire convoquée à cette fin, ou les élections par les administrateurs pour combler des vacances, la destitution d'administrateurs et l'élection et la nomination de dirigeants par les administrateurs; ce rapport est envoyé dans les 15 jours suivant l'élection, la destitution ou la nomination, selon le cas, et il indique :

a) le nom, l'adresse et la profession de la personne élue, nommée ou destituée;

b) le poste pour lequel la personne a été élue ou nommée, ou dont elle a été destituée, et la durée de son mandat.

DUTIES OF DIRECTORS DEVOIRS DES ADMINISTRATEURS

Transfer of Shares or Membership of a Director Transfert à un administrateur d'actions ou d'un certificat de sociétaire

25. Where an assignment, transfer, redemption or 25. L'administrateur qui demande la cession, le transfert,

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repurchase of shares or membership certificates is applied for by a director, he or she shall not have a vote respecting the assignment, transfer, redemption or repurchase.

le remboursement ou le rachat de parts sociales ou de certificats de sociétaire n'a pas le droit de voter sur cette cession, ce transfert, ce remboursement ou ce rachat.

Approval of Withdrawal of Member Approbation du retrait d'un sociétaire

26. When approving the withdrawal of a member from membership in the association that has been organized without share capital or on a member being retired from the association by resolution of the directors, the membership fee or fees paid by the member may, on resolution of the directors, be retained in the association and the member withdrawing or being retired shall have no further claim to the membership fee paid. R-089- 95,s.14.

26. Dans l'association sans capital social, lorsque les administrateurs approuvent le retrait d'un sociétaire ou adoptent une résolution expulsant un sociétaire, ils peuvent, par résolution, retenir pour l'association les frais d'admission versés par le sociétaire; le sociétaire qui se retire ou qui est expulsé n'a plus aucun droit aux frais d'admission qu'il a payés. R-089-95, art. 14.

Officers and Employees Dirigeants et employés

27. (1) The directors may appoint, define the duties and fix the remuneration of the secretary-treasurer or secretary and treasurer, the manager and such other employees as they consider necessary for carrying on the business of the association.

27. (1) Les administrateurs peuvent nommer le secrétaire-trésorier ou le secrétaire et le trésorier, de même que le gérant et les employés qu'ils jugent nécessaires pour exploiter l'entreprise de l'association; ils peuvent définir leurs tâches et déterminer leur rémunération.

(2) The remuneration of the members of the board of directors, if any, shall be fixed by the members of the association at the annual general meeting. R-089- 95,s.15.

(2) La rémunération, s'il y a lieu, des membres du conseil d'administration est déterminée par les sociétaires de l'association à l'assemblée générale annuelle. R-089- 95, art. 15.

Examination of the Business by the Directors Examen de l'entreprise par les administrateurs

28. (1) The directors shall examine carefully and regularly the business and property of the association and shall require the manager or secretary-treasurer or another employee in charge of the records of the association to furnish monthly or at such other times as the directors may determine, a report or reports disclosing the results of the operations of the association during a specified period, including information respecting accounts receivable and payable, assets and liabilities, income and expenses, purchases and sales and a comparison of that information with the results of operations during the corresponding period of the preceding fiscal year.

28. (1) Les administrateurs doivent examiner régulièrement et avec attention les activités de l'entreprise et les biens de l'association, et exiger du gérant, du secrétaire-trésorier ou de tout autre employé responsable des livres de l'association de fournir mensuellement ou aux moments qu'ils déterminent un ou plusieurs rapports révélant les résultats des opérations de l'association au cours d'une période précise, y compris des renseignements sur les comptes débiteurs et créditeurs, les actifs et le passif, les revenus et dépenses, les achats et les ventes, de même qu'une comparaison de ces renseignements avec les résultats d'exploitation pour la période correspondante de l'exercice précédent.

(2) Where goods, wares and merchandise are sold at retail or where supplies are otherwise used for the purposes of the association, the directors shall at least semi-annually, prepare or cause to be prepared a statement of operations and a balance sheet and shall direct or supervise the taking of an inventory at that time.

(2) Lorsque les opérations de l'association comprennent la vente au détail de biens, de produits et de marchandises, ou toute autre utilisation de fournitures, les administrateurs doivent préparer ou faire préparer, au moins deux fois par année, un état des résultats d'exploitation et un bilan, et, au même moment, diriger

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ou surveiller un inventaire.

(3) When an officer or employee of the association who is responsible to the directors for the supervision or management of goods, wares and merchandise or other supplies ceases for any reason to be responsible, the directors shall immediately, and before his or her successor is appointed, prepare or cause to be prepared, an inventory of the goods, wares and merchandise.

(3) Si le dirigeant ou l'employé de l'association responsable envers les administrateurs de la surveillance ou de la gestion des biens, produits et marchandises, ou des autres fournitures, cesse, pour quelque motif que ce soit, d'en être responsable, les administrateurs doivent immédiatement, avant que son successeur ne soit nommé, préparer ou faire préparer un inventaire des biens, produits et marchandises.

Security Garantie

29. (1) The directors of every association shall require each officer or employee appointed to office touching the receipt, management or expenditure of money or the receipt of goods, wares or merchandise for the purpose of the association, to furnish in addition to any other security required, a fidelity bond in an amount not less than that set out as follows:

(a) $500 bond for sales up to $10,000 a year; (b) $1,000 bond for sales from $10,000 to

$25,000 a year; (c) $2,000 bond for sales in excess of $25,000

a year.

29. (1) Les administrateurs de l'association exigent de chaque dirigeant ou employé nommé à un poste qui touche la réception, la gestion ou la dépense d'argent ou la réception de biens, produits ou marchandises pour le compte de l'association, qu'il constitue, en plus de toute autre garantie, une assurance détournement et vol d'un montant au moins égal à ceux établis ci-dessous :

a) 500 $ dans le cas de ventes d'un montant maximum de 10 000 $ par année;

b) 1 000 $ dans le cas de ventes entre 10 000 $ et 25 000 $ par année;

c) 2 000 $ dans le cas de ventes supérieures à 25 000 $ par année.

(2) The secretary shall notify the Supervisor of the nature and amount of security and the names of the officer or officers furnishing the security.

(2) Le secrétaire notifie le directeur de la nature et du montant de la garantie et du nom du ou des dirigeants qui la constituent.

Credit Transactions Opérations à crédit

30. (1) Where goods, wares and merchandise are sold at retail, the directors shall give the manager, secretary or secretary-treasurer or other persons having supervision or management of goods, wares and merchandise or other supplies on behalf of the association, written instructions as to the policy to be followed in buying and selling goods, wares and merchandise on credit.

30. (1) Dans le cas de vente au détail de biens, produits et marchandises, les administrateurs donnent au gérant, au secrétaire, au secrétaire-trésorier ou à toute autre personne responsable de la surveillance ou de la gestion des biens, produits et marchandises ou de toute autre fourniture au nom de l'association, des directives écrites sur la politique à suivre lors de l'achat ou la vente à crédit de biens, produits et marchandises.

(2) The directors shall examine regularly all credit transactions for the purpose of determining whether or not they are in conformity with the instructions issued in accordance with subsection (1) and if, in the opinion of the directors, such transactions are likely to impair the financial position of the association, the directors shall direct the proper officers or employees to curtail or terminate credit transactions for such period of time as the directors may determine. R-089-95,s.16.

(2) Les administrateurs examinent régulièrement toutes les opérations à crédit pour établir si elles sont conformes aux directives données en application du paragraphe (1); si, à leur avis, ces opérations risquent de porter atteinte à la situation financière de l'association, les administrateurs ordonnent aux dirigeants ou employés visés de restreindre les opérations à crédit ou d'y mettre fin pour la période qu'ils décident. R-089-95, art. 16.

Surplus from Yearly Business Excédent d'opérations

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31. (1) No patronage refund shall be made or allocated to the members of the association so long as the share capital is impaired.

31. (1) Il est interdit de remettre ou de distribuer aux sociétaires de l'association des ristournes tant que le capital social est entamé.

(2) When the share capital of the association is impaired the surplus arising from the yearly operations shall be apportioned

(a) by first applying the surplus against the deficit account resulting from the share capital being impaired until no deficit remains;

(b) by paying interest on share capital at a rate not exceeding 5% for each year; and

(c) by apportioning any amount of the surplus remaining after fulfilling the requirements of paragraphs (a) and (b) and section 30 of the Act, as payments in proportion to patronage in the manner provided for in the by-laws.

R-089-95,s.17.

(2) Si le capital social de l'association est entamé, l'excédent des opérations annuelles est réparti comme suit :

a) l'excédent est d'abord imputé au compte en déficit à la suite de la diminution du capital social, jusqu'à ce que le déficit soit comblé;

b) un intérêt d'au plus 5 % par an est ensuite versé sur le capital social;

c) tout excédent qui reste après avoir satisfait aux exigences des alinéas a) et b) et de l'article 30 de la Loi est ensuite réparti à titre de paiements proportionnels à l'apport commercial de la façon prévue aux règlements administratifs.

R-089-95, art. 17.

Reserve Fund Fonds de réserve

32. (1) The reserve fund provided for in section 30 of the Act may be used for the following purposes:

(a) the net losses resulting from the business operations of the association in any year may be charged against the reserve fund;

(b) the equity of a member which has been transferred to the reserve fund may be charged to the reserve fund when paid to the member or his or her estate on satisfactory proof of claim.

32. (1) Le fonds de réserve prévu à l'article 30 de la Loi peut être utilisé pour les fins suivantes :

a) les pertes nettes découlant des opérations commerciales de l'association dans une année donnée peuvent être imputées sur le fonds de réserve;

b) les capitaux propres d'un sociétaire transférés au fonds de réserve peuvent être imputés sur ledit fonds lorsqu'ils ont été payés au sociétaire ou à sa succession sur présentation d'une preuve de réclamation satisfaisante.

(2) Where the reserve fund is depleted or reduced as a result of losses being charged against it, the amounts to be placed in the reserve fund each year from the surplus arising from the business of the association, as provided for by section 30 of the Act, shall be not less than 20% of the surplus each year until the amount of the reserve fund has reached the amount that it stood at before losses were charged against it.

(2) Lorsque le fonds de réserve est épuisé ou réduit suite aux pertes qui lui ont été imputées, au moins 20 % de l'excédent des opérations de l'association doit y être déposé chaque année, conformément à l'article 30 de la Loi, jusqu'à ce que le fonds de réserve ait atteint le niveau qu'il avait avant que les pertes ne lui aient été imputées.

COMMITTEES COMITÉS

Executive Committee Comité de direction

33. The directors may appoint an executive committee which shall consist of the president, vice-president and a third member of the board of directors for the purpose of making such recommendations to the directors regarding

33. Les administrateurs peuvent nommer un comité de direction pour leur faire des recommandations sur les affaires de l'association lorsque cela s'avère nécessaire; ce comité est formé du président, du vice-président et

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the business of the association as may be necessary from time to time.

d'un troisième membre du conseil d'administration.

Credit Committee Comité du crédit

34. (1) The directors may appoint a credit committee of three or more members of the board of directors.

34. (1) Les administrateurs peuvent nommer un comité du crédit formé de trois membres ou plus du conseil d'administration.

(2) The credit committee shall examine the accounts receivable and all credit transactions of the association and report to the board of directors on the amount and condition of the accounts receivable and whether credit transactions are being carried on in accordance with the by-laws and the trading policy set out by the directors under section 30. R-089-95,s.18.

(2) Le comité du crédit examine les comptes débiteurs et toutes les opérations à crédit de l'association; il fait rapport au conseil d'administration du montant et de l'état des comptes débiteurs, et précise si les opérations à crédit sont conformes aux règlements administratifs et à la politique commerciale établie par les administrateurs aux termes de l'article 30. R-089-95, art. 18.

Other Committees Autres comités

35. (1) The directors may appoint other committees for purposes such as carrying out programs for education, member relations, public relations and other activities.

35. (1) Les administrateurs peuvent nommer d'autres comités pour des fins telles l'établissement de programmes de formation, les relations avec les sociétaires, les relations publiques et autres.

(2) Programs for education, membership relations and public relations may be carried out by one committee if the directors consider it advisable.

(2) Si les administrateurs le jugent préférable, les programmes de formation, les relations avec les sociétaires et les relations publiques peuvent être confiés à un même comité.

36. (1) The members or the directors of associations' operating branches may appoint local committees at any or all branches of the association to act in an advisory capacity to the directors and to keep the membership informed of the activities of the association.

36. (1) Les sociétaires ou les administrateurs des succursales d'une association peuvent nommer des comités locaux à l'une des succursales, ou à toutes, pour agir à titre de conseillers des administrateurs et pour tenir le sociétariat au courant des activités de l'association.

(2) Committees referred to in subsection (1) shall report to the members at district meetings and at annual, general or special meetings of the association.

(2) Les comités visés au paragraphe (1) font rapport aux sociétaires lors des assemblées de districts et aux assemblées annuelles, générales ou extraordinaires de l'association.

37. (1) The executive committee, credit committee and other committees appointed by the directors shall carry out such duties and functions allotted to them by the directors as are not required by the Act or these by-laws to be carried out by the directors, and all committees appointed by the directors shall be subject to the general direction and control of the board of directors.

37. (1) Le comité de direction, le comité du crédit et les autres comités nommés par les administrateurs exercent les fonctions que leur ont attribuées les administrateurs et dont la Loi n'exige pas qu'elles soient exercées par les administrateurs eux-même; tous les comités nommés par les administrateurs sont soumis à la direction générale et au contrôle du conseil d'administration.

(2) Meetings of committees appointed by the directors or by the members may be called by the president or the chairperson of the committee whenever he or she considers it necessary, but the directors or

(2) Le président de chaque comité nommé par les administrateurs ou par les sociétaires peut convoquer des réunions des comités lorsqu'il le juge nécessaire, mais les administrateurs ou les sociétaires peuvent prescrire le

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members may prescribe the minimum number of meetings to be held by committees.

nombre minimum de réunions que doivent tenir les comités.

(3) Minutes of all committee meetings shall be kept by the secretary of the association.

(3) Le secrétaire de l'association garde les procès- verbaux de toutes les réunions des comités.

(4) Copies of all minutes and reports of committee meetings shall be sent to all directors following committee meetings.

(4) Copies de tous les procès-verbaux et rapports des réunions de comités doivent être envoyées à tous les administrateurs après ces réunions.

(5) All minutes shall be submitted to the next directors' meeting, but shall have no effect unless approved at the meeting. R-089-95,s.19.

(5) Tous les procès-verbaux sont soumis à la prochaine assemblée des administrateurs, mais n'ont aucun effet à moins d'y avoir été approuvés. R-089-95, art. 19.

Membership Administration Administration du sociétariat

38. The directors shall keep the members informed of the business of the association and encourage interest, discussion and support on the part of the members and, with the objective of developing and fostering a sense of ownership and responsibility on the part of the membership, shall

(a) present to the members periodic reports regarding the condition of the business and the operations of various business policies;

(b) publicize the activities of the association in the local press and in other ways;

(c) arrange for business and educational meetings of the association as frequently as conditions warrant;

(d) maintain direct and personal contact with members to explain the business and progress of the association and solicit their support;

(e) encourage active participation in the affairs of the association at meetings, appoint special committees of the members where feasible and publicize the activities of committees;

(f) encourage the organization of study and discussion groups regarding the principles and practices of co-operation and dissemination of co-operative literature;

(g) furnish after each annual meeting, to each member of the association, a statement showing his or her share capital or other amounts held to his or her credit in the association at the end of the previous fiscal year and the amounts, if any, credited to him or her out of the apportionment of the surplus resulting from the operations of the association during such fiscal year.

38. Les administrateurs tiennent les sociétaires au courant des affaires de l'association et encouragent l'intérêt, la discussion et l'appui chez les membres; dans le but de développer et de favoriser un sens d'appartenance et de responsabilité chez les membres, les administrateurs :

a) présentent aux membres des rapports périodiques sur l'état des affaires et le fonctionnement de diverses politiques commerciales;

b) rendent publiques les activités de l'association au moyen de publicité dans la presse locale et par d'autres moyens;

c) organisent, aussi souvent que nécessaire, des réunions d'affaires ou de formation de l'association;

d) gardent un contact direct et personnel avec les sociétaires pour expliquer l'entreprise de l'association et ses progrès et pour solliciter leur appui;

e) encouragent la participation active aux affaires de l'association lors des assemblées, nomment des comités extraordinaires des sociétaires lorsque c'est possible et rendent publiques les activités de ces comités;

f) encouragent la création de groupes d'étude et de discussion sur les principes et les pratiques de la coopération et la diffusion de la documentation coopérative;

g) fournissent à chaque sociétaire de l'association, après chaque assemblée annuelle, un état indiquant son capital social ou les autres sommes à son crédit dans l'association à la fin de l'exercice précédent et, s'il y a lieu, les montants qui

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lui ont été imputés dans la répartition de l'excédent résultant des opérations de l'association au cours de cet exercice.

AMALGAMATION R-089-95,s.20.

FUSION R-089-95, art. 20.

39. Where the association is considering amalgamation with any other co-operative association, the following shall apply:

(a) a notice of a general meeting shall be prepared and mailed to give not less than 10 days notice to the members and the notice shall specify

(i) the intention to present a resolution that the associations be amalgamated,

(ii) the intention to authorize the amalgamation agreement, and

(iii) the place of the meeting and the date and time of the meeting;

(b) the resolution to authorize the amalgamation agreement shall specify the date on which it is proposed that the amalgamation shall become effective;

(c) for the information of the members of each amalgamating association at their respective meetings, a financial statement and an operating statement of the association shall be prepared containing information current to a date not more than two months before the date of the meeting.

R-089-95,s.21.

39. Lorsque l'association envisage de se fusionner avec une autre association coopérative, la procédure suivante s'applique :

a) un avis de convocation à une assemblée générale est préparé et mis à la poste de façon à donner aux sociétaires un préavis d'au moins 10 jours; l'avis doit indiquer :

(i) l'intention de présenter une résolution proposant la fusion des associations,

(ii) l'intention d'autoriser l'accord de fusion,

(iii) le lieu, la date et l'heure de l'assemblée;

b) la résolution autorisant l'accord de fusion doit indiquer la date projetée de prise d'effet de la fusion;

c) afin de renseigner les membres des deux associations fusionnantes à leurs assemblées respectives, un état financier et un état des résultats de l'association sont préparés en utilisant des données ne datant pas de plus de deux mois de la date de l'assemblée.

R-089-95, art. 21.

DISSOLUTION R-089-95,s.22.

DISSOLUTION R-089-95, art. 22.

40. Where the association is to be dissolved under section 32 of the Act, the following procedure shall be followed:

(a) a notice of meeting shall be prepared and mailed to give not less than 30 days' notice to the members, and the notice shall specify the intention to present an extraordinary resolution that the association be dissolved, the place of meeting and the date and the time of the meeting;

(b) an audit of the association's books, as at a date not more than two months before the meeting to consider dissolution, shall be made and the auditor's report and financial statement showing the financial position at the time of audit, shall be read at the

40. Si l'association doit être dissoute aux termes de l'article 32 de la Loi, la procédure suivante doit être suivie :

a) un avis de convocation est préparé et mis à la poste de façon à donner aux sociétaires un préavis d'au moins 30 jours; l'avis précise l'intention de présenter une résolution spéciale pour dissoudre l'association, ainsi que le lieu, la date et l'heure de l'assemblée;

b) au plus deux mois avant la date de l'assemblée tenue pour étudier la dissolution, les livres de l'association sont vérifiés; le rapport du vérificateur et les états financiers montrant la situation financière de l'association au moment de la vérification sont lus à l'assemblée.

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meeting. R-089-95,s.23.

R-089-95, art. 23.

DUTIES OF PRESIDENT R-089-95,s.24.

FONCTIONS DU PRÉSIDENT R-089-95, art. 24.

41. (1) The president shall, unless some other member is appointed by the meeting to do so, preside at all meetings of the association and shall preside at meetings of the directors and of the executive committee, if any.

41. (1) À moins qu'un autre membre ne soit nommé par l'assemblée à cette fin, le président préside toutes les assemblées de l'association; il préside aussi les réunions des administrateurs et, s'il y a lieu, les réunions du comité de direction.

(2) The president is ex officio a member of all committees appointed.

(2) Le président est membre d'office de tous les comités.

(3) The president shall, with the secretary-treasurer, sign, execute and deliver all deeds or conveyances of personal or real property, all agreements for sale or purchase of land, all mortgages, leases and other legal documents which the directors may order executed and shall sign all certificates of allotment of shares or membership certificates that are approved by the directors.

(3) Le président signe, passe et délivre avec le secrétaire-trésorier tous les titres et actes de transfert de biens meubles et immeubles, tous les contrats de vente ou d'achat de biens-fonds, les hypothèques, baux et autres documents dont les administrateurs ordonnent la passation; il signe aussi tous les certificats d'attribution de parts sociales ou les certificats de sociétaire approuvés par les administrateurs.

(4) If no other person is authorized to do so by resolution of the board or if the person so authorized is unable to do so, or unless the directors have by resolution authorized some other person or persons to have authority to countersign cheques, the president shall countersign all cheques, notes, bills of exchange and financial documents signed by the treasurer or secretary- treasurer on behalf of the association.

(4) Si personne d'autre n'est autorisé à le faire par résolution du conseil, ou si la personne autorisée est incapable de le faire, le président contresigne tous les chèques, billets, lettres de change et documents financiers signés par le trésorier ou le secrétaire-trésorier au nom de l'association, à moins que les administrateurs n'aient autorisé par résolution une ou plusieurs autres personnes à contresigner les chèques.

(5) The president shall submit to the annual general meeting or any semi-annual general meeting or other general meeting of the association, the directors' report of the affairs of the association. R-089-95,s.25.

(5) Le président soumet à l'assemblée générale annuelle ou semestrielle, ou à toute autre assemblée générale, le rapport des administrateurs sur les affaires de l'association. R-089-95, art. 25.

DUTIES OF VICE-PRESIDENT R-089-95,s.26.

FONCTIONS DU VICE-PRÉSIDENT R-089-95, art. 26.

42. (1) Where the president is absent or unable to act, the vice-president shall discharge the duties of the president.

42. (1) En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président, le vice-président s'acquitte de ses fonctions.

(2) If the office of the president becomes vacant, the directors may appoint the vice-president or any other director to be president until the next annual general meeting.

(2) Si le poste de président devient vacant, les administrateurs peuvent nommer le vice-président ou un autre administrateur pour agir à titre de président jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle.

DUTIES OF SECRETARY FONCTIONS DU SECRÉTAIRE

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Meetings Assemblées

43. The secretary shall attend all meetings of the association, of the directors and of the executive committee, if any, keep correct minutes of those meetings, and keep the directors informed with respect to the minutes of any special committee meetings.

43. Le secrétaire assiste à toutes les assemblées de l'association et toutes les réunions des administrateurs et du comité de direction, s'il y a lieu, dresse des procès- verbaux exacts de ces assemblées et réunions, et tient les administrateurs informés du contenu des procès-verbaux des assemblées des comités extraordinaires.

Signing Officer Signataire autorisé

44. The secretary shall, with the president, sign, execute and deliver all deeds and conveyances of real or personal property which the directors may order executed, and shall sign all certificates of allotment of stock or membership certificates, applications for which have been approved by resolution of the directors.

44. Le secrétaire signe, passe et délivre avec le président tous les titres et actes de transfert de biens réels et personnels dont les administrateurs ordonnent la passation; il signe aussi tous les certificats d'attribution de parts ou les certificats de sociétaire dont la demande a été approuvée par résolution des administrateurs.

Correspondence Correspondance

45. The secretary shall conduct the correspondence of the association and shall have charge of all records, books, papers and documents.

45. Le secrétaire tient la correspondance de l'association et est responsable de tous les registres, livres, papiers et documents.

DUTIES OF TREASURER FONCTIONS DU TRÉSORIER

Deposits Dépôts

46. (1) The treasurer shall receive and deposit in a credit union, a chartered bank or trust company authorized to receive money on deposit, which the directors may order, all moneys received by or paid to the association and shall give receipts for the moneys.

46. (1) Le trésorier reçoit et dépose dans une caisse de crédit, une banque à charte ou une compagnie de fiducie autorisée à recevoir de l'argent en dépôt, selon les instructions des administrateurs, toutes les sommes versées à l'association ou reçues par elle, et donne des reçus pour ces sommes.

(2) If the association is a member of another incorporated co-operative association or co-operative organization, the treasurer may, with the consent of the directors, transfer the moneys to the incorporated co- operative association or co-operative organization.

(2) Si l'association est membre d'une autre association coopérative ou organisme coopératif constitué, le trésorier peut, avec l'approbation des administrateurs, transférer l'argent à cette association ou organisation coopérative.

(3) Moneys of the association shall not be deposited in a credit union where the manager, treasurer or other person having custody of cash, books, and records of the credit union is also in charge of or has custody of cash, books, and records of the association.

(3) L'argent de l'association ne peut être déposé dans une caisse de crédit dont le gérant, le trésorier ou la personne responsable de l'argent comptant, des livres et des registres de la caisse de crédit est aussi responsable de l'argent comptant, des livres et des registres de l'association.

Signing Officer Signataire autorisé

47. The treasurer shall, with the president or any other person appointed for the purpose, sign all cheques, notes, bills of exchange and other documents necessary to carry

47. Le trésorier signe avec le président ou toute autre personne nommée à cette fin tous les chèques, billets, lettres de change et autres documents nécessaires pour

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on the business of the association. exercer les activités commerciales de l'association.

Books and Accounts Livres et comptes

48. (1) The treasurer shall keep a proper set of books showing accurately all transactions of the association and shall on request present to the directors a full and detailed account of all receipts and disbursements.

48. (1) Le trésorier tient les livres appropriés pour indiquer avec exactitude toutes les opérations de l'association; il présente sur demande aux administrateurs un relevé complet et détaillé de toutes les rentrées et sorties de fonds.

(2) The system and adequacy of bookkeeping and accounting records shall be subject to the approval of the Supervisor.

(2) Le système et la suffisance de la tenue de livres et des registres comptables sont soumis à l'approbation du directeur.

Statements Rapports financiers

49. The treasurer shall prepare or cause to be prepared for submission to the annual general meeting a complete statement of the financial position of the association and shall prepare interim financial statements for submission to any semi-annual meeting or any other general or special meeting for which submission is requested by the directors.

49. Le trésorier prépare ou fait préparer, pour le soumettre à l'assemblée générale annuelle, un rapport complet de la situation financière de l'association; il prépare aussi, à la demande des administrateurs, des états financiers périodiques pour qu'ils soient soumis à une assemblée générale semestrielle ou à toute autre réunion ou assemblée générale ou extraordinaire.

DUTIES OF SECRETARY-TREASURER FONCTIONS DU SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

Duties Fonctions

50. The office of the secretary and treasurer may be held by one person to be known as the secretary-treasurer, whose duties shall be as prescribed in sections 43 to 49.

50. Les postes de secrétaire et de trésorier peuvent être tenus par une même personne, désignée sous le nom de secrétaire-trésorier; ses fonctions sont celles prévues aux articles 43 à 49.

OTHER OFFICIALS AUTRES EMPLOYÉS

Duties of Other Officials Fonctions des autres employés

51. (1) The duties of secretary and treasurer or secretary-treasurer may be modified or altered in keeping with the allotment of such duties as may be assigned by the directors to the manager and other employees of the association.

51. (1) Les fonctions du secrétaire et du trésorier, ou du secrétaire-trésorier, peuvent être modifiées en regard de l'attribution par les administrateurs de ces fonctions au gérant et à d'autres employés de l'association.

(2) Where the duties of secretary and treasurer or secretary-treasurer are modified under subsection (1), instructions as to their duties shall be given in writing to the employees concerned.

(2) Si les fonctions du secrétaire et du trésorier, ou du secrétaire-trésorier, sont modifiées en application du paragraphe (1), les employés visés reçoivent des directives écrites concernant leurs fonctions.

District Officials Employés de district

52. (1) Where the territory in which the association does business is divided into districts, the members in attendance at the annual district meeting shall, under

52. (1) Si le territoire où fait affaires l'association est divisé en districts, les membres qui assistent à l'assemblée annuelle du district élisent, selon les

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such conditions as may be laid down by the directors, elect a secretary to keep a record of the proceedings of such meetings.

conditions établies par les administrateurs, un secrétaire pour prendre en note les délibérations de l'assemblée.

(2) A complete record of the proceedings, certified as correct by the chairperson of the meeting an the secretary, shall be filed with the secretary of the association before the annual business meeting of the association.

(2) Le procès-verbal complet des délibérations, certifié exact par le président de l'assemblée et le secrétaire, est déposé auprès du secrétaire de l'association avant l'assemblée générale annuelle de l'association.

SEAL OF THE ASSOCIATION SCEAU DE L'ASSOCIATION

Custody and Use of Seal Garde et utilisation du sceau

53. (1) The secretary or secretary-treasurer shall have custody of the seal of the association.

53. (1) Le sceau de l'association est sous la garde du secrétaire ou du secrétaire-trésorier.

(2) The seal of the association shall not be affixed to any instrument except by the authority of a resolution of the directors and shall be affixed only by the president and secretary or secretary-treasurer or such other person as the directors may appoint, and the president and secretary or secretary-treasurer or other persons shall sign every instrument to which the seal of the association is so affixed in their presence.

(2) Le sceau de l'association ne peut être apposé à un acte juridique que sous l'autorité d'une résolution des administrateurs; il ne peut être apposé que par le président et le secrétaire, le secrétaire-trésorier ou toute autre personne nommée par les administrateurs; ces personnes doivent signer tous les actes juridiques auxquels le sceau est apposé en leur présence.

Subscriber signature block, repealed, R-089-95,s.27.

Partie réservée à la signature, abrogée, R-089-95, art. 27.